新入社員の受け入れ準備を徹底解説｜必要な書類や手続き・注意点も紹介

新入社員の受け入れ準備を整えておく重要性

新入社員は、初めての職場や業務に最初は戸惑ってしまうかもしれません。早く仕事に慣れてもらうために、できるかぎり職場環境を整えるとともに、必要な研修や社内教育を提供しましょう。新入社員に業務に必要な知識やスキルを早く身につけてもらえば、即戦力となるうえ、仕事への意欲低下による早期離職を防止できます。

新入社員受け入れ前に準備すべきこと

新入社員を受け入れる前に、職場環境を整えましょう。入社に必要な書類や手続きも期日に間に合うよう速やかに準備する必要があります。

働く環境や備品の準備

新入社員が着任後すぐに業務に取りかかれるように、下記のリストに沿って必要なものをあらかじめ揃えておきましょう。

• デスクとチェア
• パソコン
• 業務用の携帯電話
• 個別のアカウントやメールアドレス
• 名刺
• 事務用品
• 制服
• 社員証
• タイムカード
• ロッカー　など

各種書類の準備

新入社員の入社にあたっては、企業側で以下の書類を準備してください。

• 内定通知書
  新入社員に内定を通達する書類。
• 労働条件通知書
  新入社員に書面で労働条件を通知する文書。労働契約の期間や就業の場所や時刻、給与などを記載することが労働基準法で義務付けられています。
• 雇用契約書
  雇用に関する合意確認として、企業と新入社員の間で取り交わす書面。就業形態や就業時間、業務内容、給与、休日、保険などについて記載します。

新入社員から下記の書類を企業へ提出してもらいましょう。

• 入社誓約書
  入社に同意することを示す書類。
• 秘密保持に関する誓約書
  企業の製品や顧客に関する情報を漏えいしないことを誓約する文書。
• 住民票記載事項証明書
  社員の住所確認が必要な場合のみ提出してもらってください。
• 年金手帳
  厚生年金の加入にあたり、写しまたは原本を提出してもらう必要があります。
• 給与の振込先を記した書類
  給与振込用の口座情報を記載した書類。
• 健康診断書
  健康診断を受けた際の診断書。労働安全衛生法第66条により、企業は社員に健康診断を受けさせるよう義務付けられています。
• 身元保証書
  企業に損害を与えて賠償が必要になった際に連帯責任を負う保証人について記載する書類。
• 通勤手当支給申請書
  通勤経路や交通費を申請する書類。
• 資格や免許の証明書
  社員の学歴や所有する資格に関する証明書。
• マイナンバーが記載された書類
  雇用保険や厚生年金、健康保険の加入手続きに必要です。

各種手続き

入社した社員の保険や税金に関する手続きも進めましょう。

• 健康保険資格取得の手続き
  「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届 」を提出する必要があります。
  社員に扶養家族がいる場合は、「健康保険被扶養者（異動）届（国民年金第3号被保険者資格取得等届） 」も用意しましょう。
• 雇用保険資格取得の手続き
  「雇用保険被保険者資格取得届 」を提出する必要があります。
• 給与・住民税に関する申告
  企業が社員の給与から徴収した所得税を納税するために必要な手続きです。

新入社員受け入れ後に必要な研修や教育の準備

新入社員を対象にした研修や教育プログラムを準備する際には、まず各研修で何を学んでほしいか、プログラムの目的を明確にしてください。研修目的が明確であれば、新入社員は目的意識を持って研修に取り組みます。

企業側も研修計画が立てやすくなり、各研修の担当者を選出しやすくなるでしょう。新入社員が対象の研修には以下のようなものがあります。

• 基本的なビジネスマナー
• ビジネス文書
• コミュニケーション
• コンプライアンスの基本
• メンタルヘルス

新入社員受け入れの際に注意すべき

新入社員を受け入れる際には、下記の5つに注意してください。それぞれのポイントについて順に解説します。

• メンタルケアをおこなう
• 相談しやすい環境を作る
• マニュアルを活用する
• 業務端末の管理を徹底する
• 給与体系や昇給昇格の仕組みづくり

メンタルケアをおこなう

新入社員は、初めての職場や業務に不安やストレスを感じやすくなっています。徐々に業務に慣れるように、メンタルケアをしながら、サポートしましょう。適切なメンタルケアをすることで、新入社員と良好な信頼関係を築き、スムーズに業務を進めることが可能となります。

相談しやすい環境を作る

気軽に相談しやすい環境は、新入社員の不安軽減や業務上のミス削減への効果が期待できます。相談しやすい環境を作るには、まずコミュニケーションの機会を増やすことが大切です。新入社員がどのようなことに不安や疑問を感じているか、定期的に確認するようにしましょう。

昨今では、在宅勤務の増加により直接顔を合わす機会が減っているため、気軽にコミュニケーションがとれるビジネスチャットツールを活用するのもよいでしょう。ビジネスチャットツールには、一般的なチャット機能に加え、タスクの作成やデータの管理など、ビジネスに役立つ機能もついています。

ビジネスチャットツールの選び方については、以下の記事でも詳しく紹介しているので参考にしてみてください。
【【2022年最新】ビジネスチャットツール おすすめ10選！比較表も紹介

マニュアルを活用する

新入社員の教育にはマニュアルの活用が有効です。マニュアルをもとに業務を行うことで、新入社員は効率的に業務を覚えられます。業務でわからないことがあったときもマニュアルを見直すことで、社員自身で問題事項を解決できるかもしれません。企業側もマニュアルがあれば、一からすべてを教えなくてもよいため、研修や教育の手間を減らせるでしょう。

マニュアルを作成した後は、活用されるよう、誰でも確認しやすい場所に保管し管理することが大切です。業務に変更があった場合も、すぐにマニュアルへ反映する仕組みを作っておいてください。

業務端末の管理を徹底する

新入社員が入社することで、社内で使う携帯電話やタブレット端末の台数が増えます。台数が増えると、管理が煩雑化し、端末の紛失・盗難による企業の機密情報の漏えいなどのリスクが高まってしまうかもしれません。業務端末の管理を徹底しましょう。

給与体系や昇給昇格の仕組みづくり

給与体系や昇給昇格の仕組みを整備し、仕事の成果に沿った給与を支払うことで、社員の仕事へのモチベーション向上を図りましょう。企業は、給与体系や昇給昇格の仕組みに企業の方針や戦略を反映することも可能です。社内の人事や労務の担当者が、人事評価とリンクした給与システムを管理する際には、効率化の観点から評価ツールやサービスを活用するのもよいでしょう。

法人デバイス管理にはMDMが必須！

社員が増えると、端末管理の徹底に労力がかかるため、MDM（Mobile Device Management：モバイルデバイス管理）ツールを導入して一元的に管理することをおすすめします。

MDMとは、社員が使うスマートフォンやパソコンなどのモバイル端末を一元管理・運用するソフトウェアのことです。一元的に管理・運用することで、業務の効率化が進むうえ、企業のセキュリティを保護・強化できます。具体的には、MDMを活用することで、遠隔地から端末のロックや初期化、端末紛失時の不正利用対策、各端末の機能制限ができます。そのほかにも、各端末へのアプリの送信やOSのアップデート、顧客情報の配布・更新を一斉に行うことが可能です。

近年の在宅勤務増加によって、MDMを活用した法人デバイス管理の重要性がさらに高まっています。

MDMについては、以下の記事で詳しく解説しているので参考にしてみてください。
MDM（モバイルデバイス管理）とは？基本や導入時の注意点まで徹底解説

まとめ

新しい社員の入社に向けて、職場環境の整備や書類手続き、研修体制など、あらかじめできる準備を進めておきましょう。慣れない業務に不安を抱えがちな新入社員のメンタルケアも重要です。なるべく早く新入社員が職場になじめるように、ビジネスチャットツールなどを活用して社員間のコミュニケーションを促すことをおすすめします。

マニュアルの作成、給与体系や昇格の仕組み作りなど社内システムの整備も事前にしておくと、社員のモチベーションアップが狙えます。業務端末管理の徹底にMDMツールを導入するなど、業務の効率化も図りながら、新入社員の受け入れ準備を進めましょう。