無料で利用できる勤怠管理のおすすめ10選｜メリットやデメリット・選び方も解説

無料で利用できる勤怠管理システムの機能

無料で利用できる勤怠管理システムにも一般的な機能はそろっています。お試しで勤怠管理システムを使いたい場合、必要な機能が無料でも利用できるか、確認してから使うようにしましょう。一般的に無料で利用できる機能について紹介します。

• タイムカード機能
  勤怠管理システムの要ともいえる機能で、出勤や退勤の時間管理が可能です。PCのみならずスマホやタブレット、ICカードで管理できるものもあります。
• 管理機能
  従業員の勤務データをリアルタイムで管理できる機能です。データを確認することで、残業時間の把握や超過防止などに利用ができます。
• 集計機能
  従業員の勤怠記録を自動的に集計することができます。タイムカードの集計による勤怠時間の確認や、Excelへのデータ入力の手間を省くことが可能です。

上記は基本的な機能ですが、それに加えて有料プランなどオプションを加えることで機能を追加させることができます。残業時間が超過しそうな場合に表示させる「アラート機能」はその1つ。休暇の管理やシフトの申請、承認機能などもオプションで追加できることが多いです。最初から使いたい機能がオプションである場合は、そちらも含めて勤怠管理システムを選択する必要があります。

無料の勤怠管理システムのメリット

無料の勤怠管理システムにメリットについて3つ紹介していきます。

• 利用料を抑えられる
  無料の勤怠管理システムを使うことでシステムにかかる利用料を抑えることが可能。これまでに勤怠に紙を利用していたなら電子化によるコスト削減もできます。またレポート出力などにより、業務効率化で人件費を削減することも可能です。
• 本格的に導入する前のお試しとなる
  今では数多くの勤怠管理システムがあるので、どれが自社に一番合っているのか探すのは時間がかかります。まず無料で必要な機能を使ってみて、使い勝手がよければ本格的に導入も可能。自社に合わなければ別の勤怠管理システムに変えることも容易です。
• 会社の状況によっては無料のシステムで十分に使える
  無料だからといって機能の制限が多いわけではなく、さまざまな機能を使えるものもあります。またタイムカードなどの基本的な機能のみで問題なければ、無料のシステムでも十分使いこなすことが可能です。

要約すると、無料勤怠管理システムのメリットは人件費などのコスト削減につながりつつ、利用料がかからないことです。また自社に本格的に勤怠管理システムを導入する前に、使い勝手を試すこともできます。そして、自社の使いたい機能によっては無料のシステムで十分に事足りるということです。

無料の勤怠管理システムのデメリット

ここでは無料の勤怠管理システムのデメリットを3つ紹介していきます。

• 利用人数の制限がある
  利用人数に制限があるため、従業員数の多い会社などでは無料の勤怠管理システムは有効に機能しません。3～5名や多くても数十名までしか利用できないことがほとんどです。従業員数の少ない会社で、今後従業員数を増やす予定がなければ十分利用は可能です。
• 機能に制限がある
  無料のシステムでは有料のものと比べたときに利用できる機能が制限されています。タイムカードなどの基本的な機能を搭載していることはほとんどですが、アラートや休暇の申請と承認までできる機能などは有料でないと使えないケースが多いです。無料の勤怠管理システムの中にも機能が充実しているものもありますが、今後の拡張などができないケースもあるので慎重に検討が必要です。
• データの容量や保存期間に制限がある
  勤怠の記録データは無料の勤怠管理システムでは、長くても1年程度までしか保存ができません。従業員が多ければ容量の制限もあって、たくさんのデータを残せないこともあります。本来は法律として労働基準法109条で出勤の記録は5年間の保存が義務付けられているので、無料の保存期間では足りません。無料の勤怠管理システムを使う際はデータを別で保管して、保存しておく必要があります。

つまり、無料の勤怠管理システムのデメリットとしては、利用人数の制限があるため従業員の多い会社では利用しづらい点が挙げられます。さらに機能に制限があるので、自由に使いたい機能が使えないこともあります。またデータの保存期間にも制限があるので、特に法律上保存しなければならないデータについては注意が必要です。

無料の勤怠管理システムの選び方

無料の勤怠管理システムの選び方について3つ紹介します。

• データ容量や機能・人数上限を確認する
  欠かせない選び方としては、上限を確認することです。現在の従業員の人数や今後の展望も踏まえ、何人勤怠管理システムを利用できる必要があるのかについて検討しましょう。さらに勤怠管理システムによって無料で利用できる機能が異なるので、どのような機能が使えるのか、また自社で必要のある機能は含まれているのかを確認します。あわせて、データ容量もできるかぎり多いものを選びましょう。
• サポート体制を確認する
  サポート体制についても確認が必要です。無料の勤怠管理システムの場合、サポート体制がない、または制限されていることが多いです。自身で調べて解決する必要があると、余計な手間がかかってしまうだけでなく不具合が解消されないことも。自社に専門知識を持った従業員が少ないのであれば、サポート体制ができるかぎり充実しているものを選びましょう。
• 口コミで比較する
  近ごろでは、利用者によるレビューや口コミがWeb上で確認できます。導入を検討するうえで、勤怠管理システムの口コミを一度見てみるとよいでしょう。実際に使用した感想が確認できるため、導入時のギャップを軽減させることができます。ただし、あくまでも個人による意見なので鵜呑みにしすぎないことも留意しておきましょう。

無料の勤怠管理システムは、ものによって機能やサポート体制などがバラバラです。まずは、自社にとって欠かせない機能やデータ容量の観点からピックアップし、比較検討することをおすすめします。

無料プランのある勤怠管理システム6選

ここからは、勤怠管理システムの中でも無料プランがあるものを6つ紹介していきます。以下の表は各システムの詳細をまとめたものです。

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スマレジ・タイムカード

画像出典：スマレジ・タイムカード

「スマレジ・タイムカード」は、Webサービスの企画や設計を行っている株式会社スマレジが提供するサービスです。勤怠管理は操作がしやすく、スマホやタブレットであれば画面をタップするだけで出勤と退勤を打刻することができます。アプリや管理画面から操作ができるので、テレワーク時にも大活躍。撮影モードでは本人の顔写真の確認も行い不正防止に役立ちます。

利用上限人数は30名なので、従業員数の少ない企業であれば勤怠管理には十分でしょう。データの保存期間には制限がなく、メールやチャットでのサポートが受けられるのも嬉しいポイントです。

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ジョブカン勤怠管理

画像出典： ジョブカン勤怠管理

「ジョブカン勤怠管理」は、クラウドサービスやゲーム事業を展開する株式会社DONUTSの提供するサービスです。さまざまな種類の打刻方法を選べることが特徴です。LINEやSlackといったアプリを使った打刻から、GPSや指静脈を使った打刻まで、豊富なバリエーションがそろっています。勤怠管理だけでなく、シフト管理や休暇の申請、工数管理など無料の勤怠管理システムの中でも、多くの機能を備えています。

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HRMOS勤怠 by IEYASU

画像出典： HRMOS勤怠 by IEYASU

「HRMOS勤怠 by IEYASU」は、クラウドでの勤怠管理システムを提供しているIEYASU株式会社によるサービスです。利用人数が無制限であり、給与明細や年末調整などの勤怠管理に必要なシステムが一通りそろっているのが特徴になります。打刻の方法もさまざまでICカードやSlack、LINEで打刻できる以外にQRコードを用いて打刻することも可能です。連携できるシステムの種類も充実しているので、多様な電子化に対応した勤怠管理システムと言えます。

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Pochikin

画像出典： Pochikin

「Pochikin」は、株式会社Pochikinが提供している完全無料で使える勤怠管理システムです。使える機能はシンプルに勤怠管理のみとなっており、PCやスマホで打刻することが可能です。1社1拠点までと上限はあるものの、50人までは完全無料で使えるので従業員が少ない会社などではおすすめです。

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フリーウェイタイムレコーダー

画像出典： フリーウェイタイムレコーダー

株式会社フリーウェイジャパンの「フリーウェイタイムレコーダー」は、シンプルな機能が使えます。勤怠管理の機能に加え、ICカードでの打刻ができるので非常に便利です。無料版と有料版で機能面などに対しての差がなく、11人以上は無制限で月1980円で利用することが可能です。

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USBタイムレコーダー

画像出典： USBタイムレコーダー

ココダス株式会社の提供する「USBタイムレコーダー」は、ICカードの勤怠管理に特化しています。打刻忘れ防止機能や時刻補正機能も付いており、データを集計することもできます。人数が上限を超えても1人99円で人数を増やしていけるのも特徴です。

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無料トライアルが用意されている勤怠管理システム4選

ここで紹介する勤怠管理システムは、通常は有料プランとして提供されているものの、無料トライアルも用意されているサービスになります。気になるものがあれば、一度無料トライアルを受けることがおすすめです。

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KING OF TIME

画像出典： KING OF TIME

「KING OF TIME」は、株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する、打刻方法のバリエーションの多さが特徴の勤怠管理システムです。ICカードやPCはもちろん、顔認証や指紋や指静脈にGPS打刻までありとあらゆる打刻方法がそろっています。トライアルという形のため機能も豊富に増えており、通常では有料プランでないと使えないような機能が盛りだくさんです。

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人事労務freee

画像出典：人事労務freee

「人事労務freee」は、勤怠管理だけでなく給与計算や助成金の申請までカバーした、freee株式会社が提供するサービスです。導入前の相談や、導入後のチャット・電話でのサポートがあることも特徴になります。

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人事労務freee（フリー）について、以下の記事で詳しく解説しています！
≫人事労務freee（フリー）の評判・クチコミを徹底解説！導入メリットや機能も丸ごとチェック！

マネーフォワードクラウド勤怠

画像出典： マネーフォワードクラウド勤怠

株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワードクラウド勤怠」の強みは、連携可能なシステムの種類の豊富さになります。同社の展開している社会保険や人事管理、給与に年末調整と連携しやすいことが特徴です。

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ジンジャー勤怠

画像出典： ジンジャー勤怠

jinjer株式会社の提供する「ジンジャー勤怠」は、法改正に応じたシステムのアップデートが定期的になされています。また、同社のシリーズである「ジンジャー勤怠」「ジンジャー給与」などとも連携しやすく、シンプルな使いやすさが特徴です。

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まとめ

この記事では、無料で使える勤怠管理システムを導入するメリット・デメリット、選び方やおすすめのサービス10選について紹介しました。勤怠管理システムを上手く活用することで、業務の効率化が図れます。従業員の人数や用途に合わせて自社に最適なものを選び、まずは無料で試してみてください。