2022.08.02

ビジネス

すぐに実践できる一元管理の方法とは?業務効率化を実現するコツを解説

企業にとって、情報は大切な経営資源です。こうした情報を適切に管理する方法として情報の「一元管理」があります。情報の一元管理を行うことで、情報の活性化や業務効率化を実現することができます。

今回は、一元管理の意味やその重要性を解説した上で、明日からすぐに実践できる一元管理の方法をご紹介します。

デバイス管理やセキュリティ対策のお悩み、
MDM導入で解決しませんか?
【 ただいま無料相談実施中! 】

一元管理とは

一元管理とは、複数種類の情報やデータを一カ所にまとめて、出し入れしやすいよう管理することを指します。たとえば社内の各部署で管理していた勤怠データや顧客にまつわる商談履歴・購買履歴といったデータを一元管理により一つに集約することで、そのデータ・情報が必要なタイミングですぐに取り出せるようになります。
なお一元管理には、個人の仕事を管理する個別業務の一元管理と、社内の複数人で行う仕事や共有データの管理といった包括的な業務の一元管理があります。

企業では、このような一元管理を行うことで、経営資源の横断的な活用ができることに加え、業務の効率化につなげることができます。

一元管理と一括管理の違い

「一元管理」と似た言葉として、「一括管理」があります。しかしこれらは、似ているようで非なる意味を持ちます。

「一括管理」は、複数の情報やデータなどを一カ所に集約して管理することを意味します。一方「一元管理」は、情報を一カ所にまとめるだけでなく、管理方法まで統一することを意味します。「一元管理」による管理方法の統一により、情報やデータなどをより効率的に活用することが可能となります。

経営資源を一元管理する重要性とは

企業が業績を上げるためには、「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」の4つの要素から成り立っている経営資源を一元管理し、適切な経営判断ができる環境を用意する必要があります。それぞれの要素の役割についてみていきましょう。

ヒト(人材)

経営資源の要素の一つとされる「ヒト」とは、人材のことを指します。企業を構成する上で、ヒトは商品やサービスといったモノをつくり、利益となるカネを生み出し、情報やデータなどを適切に活用していくことでビジネスが成長する役割を果たします。

モノ(商品、サービス、設備など)

経営資源の一つである「モノ」は、大きく次の顧客に提供する商品やサービス”と“経営上必要となる設備などの資産”に分けられ、どちらも一元管理を行うことは重要です。
適切な時に適切とされる質や量のモノの仕入れや営業活動を行うためには、商品・在庫データの一元管理に加え、部署間を横断してリアルタイムに正確な在庫状況をチェックできる状況であることが求められます。
こうするためには、受注数と在庫数の引き当てを行い、今後出荷される商品の数を想定した上で、在庫の数を把握すると効率的な製造計画を実現することができます。

カネ(経理)

経営資源として「カネ」はとても大切な要素です。正しく管理することで企業の意思決定に良い影響をもたらす効果が期待できます。おもにお金を扱う経理業務を一元管理し、作業時間の短縮や複雑な業務を効率化していくことが重要です。

たとえば一元管理の方法として、会計システムと販売管理システムの連携が挙げられます。こうすることで、仕訳データの入力がいらず、手入力によるミスの防止に繋げることができます。とくに経理部門は、一つのミスが大きな損失に発展するリスクが高いため、一元管理を行うことは有効な方法と言えます。

情報(データ、ノウハウなど)

さいごに顧客・購買データなどの情報も企業の重要な経営資源です。これらの情報を一元管理することで、顧客1名に対して営業担当者だけでなく社内全体で管理できるため、問合せの際も円滑に対応することが可能です。
そのほか一元管理により、販売部門と生産部門の情報を共有することで、欠品や余剰が明確になりその抑制につながったり、現場の情報を経営層が把握できるため、企業にとって適切な経営判断も可能となります。

デバイス管理やセキュリティ対策のお悩み、
MDM導入で解決しませんか?
【 ただいま無料相談実施中! 】

一元管理のメリット

情報や業務データを一元管理することで、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。

業務効率化につながる

情報の一元管理を行うことで、必要な情報をすぐに取り出すことができたり、単純作業がなくなるなど業務効率化を図ることができます。

たとえば、各部署においてそれぞれの情報・データを管理している場合、目的の情報を見つけるためには、管理場所を各部署を跨いで確認する必要があり、時間や手間がかかるため作業効率の低下につながりかねません。
一方、一元管理を行うことで、すべての情報を一カ所に整理した状態で管理されているため、欲しい情報やデータへすぐにアクセスすることが可能です。このように情報の一元管理は、社内の業務を効率化させることができるのです。

情報の活性化やコミュニケーションの促進

情報やデータを一元管理することで、社内において情報の活性化につながることもメリットの一つと言えます。

一元管理により、社員全員が共通する情報・データをすぐに見つけることができる環境であれば、部門間や経営層と現場などに存在するタテ・ヨコの壁を取り払うことができます。
これにより、社内でのコミュニケーションが円滑化し、スムーズに業務を遂行できるだけでなく、意思決定もスピーディになります。結果的に、業務効率化が進み、情報を有効活用できるといった好循環を生み出すことが可能となります。

一元管理のデメリット

つぎに、一元管理を行うことで起こりうるデメリットについてみていきましょう。

導入費用がかかる

一元管理をする際は、そのためのシステムを導入しなければいけません。ライセンスや導入トレーニング、保守費用などを合わせると、それなりに高額な初期費用がかかってしまうケースがほとんどです。
そのため、一元管理システムを導入する場合は、あらかじめかかるコストや費用対効果などを算出しておく必要があるでしょう。

定着するまで時間がかかる

一元管理を行う際は、従来と管理方法が変わるため、新たな体制に抵抗を感じる従業員も少なからずいるでしょう。
とくに従来のシステムを長年利用してきた担当者にとって、新たなシステムを導入し使い方に慣れるまで、ある程度の時間がかかることも想定しておかなくてはいけません。

すぐに実践できる一元管理の方法


ここからは、個別業務と社内全体の業務に分けて、すぐに実践できる一元管理の方法についてご紹介していきます。

個別業務の一元管理

個別業務においては、「自分で把握しているのでわざわざ一元管理を行う必要がないのでは…」と考える方もいるかもしれません。しかし日常業務を振り返ると、たとえばスケジュール調整に手間がかかったり、文書を探すことに時間がかかるといったことで必要以上に時間を費やしていることもあるのではないでしょうか。これらの個別業務において、一元管理を行うことで無駄な時間を削減できるだけでなく、業務効率化を図ることができます。

資料、書類の一元管理方法

個別業務の一元管理として、まずはじめに資料や書類などの一元管理が挙げられます。関係者が共通のファイルを確認できるため、わざわざメールに添付して資料を送ったり、何部も印刷するといった手間が不要となります。
資料や書類を一元管理する際は、とくに社内で必要な業務マニュアルや報告書、商品の在庫情報などは電子データ化して管理し、いつでも閲覧できるようにするといいでしょう。

紙の文書や電子文書を一元管理するには、文書管理システムを使うのがおススメです。文書を探す手間をなくし、情報の更新や共有がスムーズになります。さらにペーパーレス化を実現できるためコスト削減にもつながります。

スケジュールの一元管理

社会生活において、スケジュール管理は基本的なものです。自分自身のスケジュール管理は徹底しているといった方でも、取引先との打ち合わせや社内ミーティング会議などで、日程調整が大変…とお悩みの方も多いでしょう。

そのような場合は、グループウェアや日程調整サービスを使うことでスケジュールやタスク管理などをスムーズに行うことができます。
以下の記事では、スケジュールの一元管理を行う上でおススメのツールについて詳しく解説しています!
≫日程調整ツールでGoogle、Outlookカレンダー連携!「スケコン」の特徴やメリットを紹介!

タスクの一元管理

個々によってさまざまな業務がある中、「仕事」や「課題」をいつまでにやるべきか管理し、優先順位をつけてタスクをこなしていくことが重要です。このタスクを整理せずに遂行してしまうと、作業漏れや期日までに間に合わないといったことが起きてしまいます。

このようなことを防止するためには、タスク管理ツールを用いて一元管理を行うことがおススメです。やるべきことをリストアップし整理することで、作業漏れをなくし効率的にスムーズに業務を進めていくことができます。
企業でタスク管理ツールを導入する際は、個人のタスク管理だけでなく、プロジェクト単位でチームの情報をカンタンに残せるチーム向けの一元管理ツールを導入するといいでしょう。

企業経営にかかわる業務の一元管理

企業は、個人の業務で完結するものではなく、様々な部署の業務が集結し成り立っています。ここでは、企業経営にかかわる業務の一元管理方法についてご紹介します。

顧客の一元管理

どのようなビジネスでも、商品やサービスを購入してくれる顧客がいることで成立しています。顧客に対して継続的に適切な商品・サービスを提供することが顧客満足度の向上や、ビジネスの成功につながると言っても過言ではありません。
どのようなユーザーが顧客となるのかを把握し、ニーズを理解した上で最適なサービスを開発・提供するためには、顧客情報を一元管理することが非常に重要と言えます。

そのような顧客情報の一元管理には、CRM(Customer Relationship Management)を導入するのがおススメです。CRMは、顧客ごとの興味・関心、問い合わせ状況、商談の進捗状況などを一元管理することができます。顧客情報を管理するだけでなく、分析や今後のアプローチなどに最大限に活用したい場合に有効なツールです。

経費精算を一元管理

経理部門において、従業員の交通費や出張費、交際費などのさまざまな経費に関する精算業務は負担がかかる作業の一つと言えます。一つの案件に対して、申請から承認、精算まで行う必要があり、これらを手作業で行っていた場合、手計算によるミスや漏れ、重複などが発生してしまうリスクがあります。
このような経費精算業務も、経費精算システムなどの一元管理ツールを導入することで、一連のフローを統一化し、ミスや漏れ重複などを防止しながらも業務効率化を図ることができます。

在庫の一元管理

商品を扱っている企業では、その商品を販売する上で、在庫や購買状況などを把握することはとても重要です。とくに在庫管理業務は、商品や材料などの在庫数量や入出庫管理、受注・発注管理など複数の人員が関わるため、作業が複雑化し人的ミスが起こりやすくなります。
このような課題も一元管理を行うことで解消します。近年においては、ネットショップやECサイトを複数運営する企業も増えており、受注・発注・在庫管理の情報をまとめて管理し、一括処理を行うことで業務負担の軽減や機会損失の防止につながります。

まとめ

今回は、一元管理の意味やその重要性に加え、すぐに実践できる一元管理方法についてご紹介しました。一元管理と一口に言っても個人業務から企業全体で導入するものまで、さまざまな方法がありますが、その目的は業務効率化と企業が成長できる環境を構築することです。今回ご紹介した内容を参考に自社に合った方法を取り入れてみてはいかがでしょうか。