経費精算システム比較10選｜メリットや選び方、それぞれの機能と特徴を紹介

経費精算システムを導入するメリット

まずは、経費精算システムを活用して得られるメリットについて確認していきましょう。ちなみに、経費精算システムに似たシステムとして会計システムもありますが、こちらは主に決算書の作成に関わる業務が対象。主に経理担当者を対象としたメリットがあります。それに対して経費精算システムは、決算書における販管費の項目に含まれる内容が対象です。その業務には申請者、承認者、経理担当者の3者が関わり、会計システムよりも裾野が広いことが特徴になります。

経費精算システムの具体的なメリットには以下の3つがあります。

業務を効率化できる

経費精算のわずらわしさの原因として、「申請書を印刷する必要がある」「承認者が会社に在籍している必要がある」など場所や時間に縛られていることが挙げられます。業務精算システムは多くがクラウド型を採用しているため、パソコンやスマホなどの端末さえ手元にあれば出張先やテレワーク中でも業務を進めることが可能。隙間時間に申請手続きができるようになるだけではなく、承認者が出張中でもスムーズに業務を進められます。また、領収書読み取り機能や銀行振込自動化機能なども含まれているため、業務時間の圧縮にも繋がります。

ミスの減少に繋がる

経費精算業務の中で気を使うポイントに入力金額や計算間違いがあります。申請者や承認者がチェックしたうえで、さらに経理担当者が確認する作業も発生していました。経費精算システムでは、例えば使用したクレジットカードやICカードの明細を自動で取り込んだり、交通費を自動計算したりするなど、金額入力や計算を人の手を介さずに行うことが可能です。そのため、金額のミスが大きく減少し、チェック業務時間を減らすことに繋がります。

不正の防止に役立つ

経費精算を利用した不正として、例えば意図的に遠回りの交通ルートを申請して経費の水増しをする方法があります。経理担当者は日々多くの経費精算申請に目を通すため、チェックがおろそかになってしまうことも。経費精算システムでは、金額ではなく経路を直接入力することによって最短距離で自動的に計算を行うため、下手な水増しはできないようになります。また、クレジットカードやICカード読み込み機能を使えば、実際に使った金額を自動的に取り込むため、不正の防止に役立ちます。

 経費精算システムを導入するデメリット

経費精算システムの活用を検討するうえではデメリットを押さえておき、導入後の影響に対して対策を立てることも大切です。

経費精算システムの主なデメリットには以下の2点があります。

コストがかかる

経費精算システムを導入すると、初期費用や月々の利用料などが新たに発生するようになります。コスト増として捉える企業もあり、システム導入の足かせとなる場合も想定されます。しかし、今までの経費精算業務に関わるコストは、管理費の中に埋もれて見えていないのかもしれません。改めて、業務にかけている時間や工数を見積れば、残業代の削減や他業務の進行などのメリットが見えてくることもあるはずです。自社で導入を促すのであれば、費用対効果の説明ができるように準備しておきましょう。

共有に時間がかかる

経費精算システムのもうひとつのデメリットは、新たなシステムを使うために従業員教育が必要なことです。まずはシステムの使い方を担当者が把握し、それから他の社員に共有するため、浸透までに時間がかかります。また、新しい業務スタイルに慣れないうちは、メリットを享受できないこともあるでしょう。導入初期段階から、運用・周知を見据えたマニュアルの整備などを進めておくと効果的ですよ。

 経費精算システムの選び方

経費精算システムといっても、さまざまな提供企業から多くのシステムが提案されています。その中から自社に適したシステムを選ぶのは至難の技です。しかし、経費精算システムを選ぶポイントを押さえておけば、迷うことはありません。

選ぶ時のポイントは主に以下の5つです。

● 使いやすさから選ぶ
● 長期的に利用できる費用から選ぶ
● 必要な機能から選ぶ
● 自社にあった提供形態から選ぶ
● 丁寧なサポートを受けられるものから選ぶ

それぞれについて詳しくみていきましょう。

 使いやすさから選ぶ

経費精算システムは導入時よりも、導入後のスムーズな運用が大切です。新技術に適性の高い人から低い人まで、幅広い層に「使いやすい」と感じられなければ、システムを導入しても効果は半減してしまいます。システムの使い方やインターフェースは各社で異なるもの。無料プランや無料体験を利用しながら使い勝手を確認してから選ぶことがポイントです。

 長期的に利用できる費用から選ぶ

経費精算システムを導入すると業務のワークフローが変わるため、万が一システムが解約になると、もとに戻すにも手間がかかります。そのため、一度導入したら長期的に利用することが必要です。ここで問題となるのが費用の面。短期的には支払っていける費用であったとしても、不測の事態が起きた時に費用を払えずにシステムが利用できない…ということも考えておく必要があります。必要な機能を厳選して、無理のない範囲で費用対効果に優れたシステムを選びましょう。

必要な機能から選ぶ

経費精算システムといっても、各社で盛り込まれている機能にも違いがあります。自社の業態や風土、システムを導入する目的によっても必要な機能は異なるものです。しかし、自社で使わない機能がついていても、宝の持ち腐れとなることがあります。自社の状況を客観的に分析し、必要な機能を明確にしたうえで、導入するシステムを選ぶことが大切です。

自社に合った提供形態から選ぶ

システムの提供形態には大きく分けて、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。それぞれにメリット・デメリットがあるため、自社にあった提供形態を選ぶとよいでしょう。

• クラウド型
  提供会社が保有するサーバー上で処理を行う形態。初期費用やランニングコストはオンプレミス型と比較して安価に抑えられ、サーバーの維持管理をする必要がないなどのメリットがあります。一方で、システムの柔軟性に乏しく自社向けのカスタマイズは行いにくく、データのやり取りでインターネットを介すため、セキュリティ面の不安は残ります。
• オンプレミス型
  自社でサーバーを持ち、その中で処理を行う形態。初期費用が高額である上に、管理人件費、サーバー代などのランニングコストが必要になります。その反面、自社の要望に対するカスタマイズ性が高く、ネットワークを外部から遮断すれば、セキュリティ面でも安心できます。

 

丁寧なサポートを受けられるものから選ぶ

経費精算システムを運用していくと、導入時には予想もできなかった疑問やトラブル、要望が出てくるものです。そんな時に丁寧なサポートが受けられると安心できます。サポートの方法は、メールや電話、訪問サポートなどさまざま。サポート体制がどのようになっているのかを確認しておくことも選ぶ時のポイントです。

おすすめの経費精算システムの比較表

以下は、おすすめの経費精算システム10選を「特徴」「初期費用」「月額料金」「提供形態」の4つの項目で比較したものです。それぞれのサービスの詳細は後述しますが、ご自身が求める項目を満たしているかチェックするのに役立ててみてください。

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※上記の金額はすべて税込

おすすめの経費精算システム10選

それではおすすめの経費精算システムをご紹介しましょう。それぞれについて、特徴や費用、サポート体制なども比較しているため、自社にあったシステムが見つかるはずです。ぜひ参考にしてみてください。

楽楽精算

引用：楽楽清算

株式会社ラクスは2000年に設立後、クラウドサービスやIT人材サービスを中心に事業を開始。現在では、楽楽精算の他にも複数のクラウド型業務効率化サービスを展開しています。「楽楽精算」では、交通費精算、経費精算、出張費精算、データ自動仕分け、請求書処理、経費・予算管理などを行うことが可能です。便利な機能として、領収書の読み取り（OCR）機能、クレジットカード連携、銀行振込データ自動作成、会計ソフトとの連携などが搭載されています。初期費用100,000円（税抜）、月額費用30,000円（税抜）から利用することができます。国内で最も導入実績のある経費精算システムであるため、システムの導入で絶対に失敗したくない企業におすすめです。

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ジョブカン経費精算

引用：ジョブカン

「ジョブカン経費精算」を運営するのは株式会社DONUTS。経費精算サービスの他にも、ゲーム開発事業や医療事業など多岐に渡る事業を展開しています。「ジョブカン経費精算」の主な機能は、交通費精算、データ自動仕分けなどです。交通案内システム連携、クレジット・ICカード連携、チャットツール連携などがあります。Googleアカウントと連携ができるのも特徴的ですね。30日間の無料体験のほか、機能を制限した無料プランも提供。「ジョブカン経費精算」は経費精算システムとしてフル機能を使えながら、初期費用が0円のため抑えられるため、導入時の費用負担を軽減したい企業や、Googleアカウントを活用している企業におすすめのサービスです。

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 マネーフォワードクラウド経費

引用：マネーフォワードクラウド経費

「マネーフォワードクラウド経費」を提供するのは株式会社マネーフォワード。お金のプラットフォームを作ることを目標に事業を進める企業です。「マネーフォワードクラウド経費」のほかにも、クラウド給与、クラウド会計、クラウド勤怠など、総合プラットフォームとして展開されています。
「マネーフォワードクラウド経費」の主な機能は、経費精算、交通費精算、経費の分析などです。便利な機能として、領収書読み取り（OCR）機能、クレジットカード・ICカード連携で経費明細を自動取得、自動で経費振込、会計システム連携、チャットサービス連携などがあります。
価格は、初期費用0円、月額費用が2,980円（税抜）からと安価に抑えられています。企業だけではなく、個人事業主向けのプランを提供していることも特徴です。使った分だけお金が発生する従量課金制を採用しているため、システムの利用に波がある個人事業主や小規模企業におすすめのサービスです。

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 jinjer経費（ジンジャーけいひ）

引用：jinjer経費

jinjer経費を運営するのはjinjer株式会社。jinjer経費の他にも、jinjer人事、jinjerサインなど人事、経理、契約に関する業務を効率化する総合プラットフォームを展開しています。jinjer経費の主な機能は、経費精算、交通費精算、出張費精算です。便利な機能として、領収書読み取り（OCR）機能やデータ入力、自動仕分け機能などが盛り込まれています。インターフェースが見やすいため、パソコンに慣れていない人でも難しくありません。24時間365日のサポート体制が構築されていることも利点です。

初期費用100,000円（税抜）～ですが、月額費用は500円（税抜）～と抑えられています。新しいシステムの導入を難しく感じている企業や、システムの導入後の運用がうまく回るか不安に感じている企業におすすめのシステムです。

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Concur Expense（コンカーエクスペンス）

引用：Concur Expense

「Concur Expense」を提供するのは株式会社コンカー。2010年に設立され、現在では全世界で7800万人が利用する出張・経費管理クラウドを展開しています。
「Concur Expense」の主な機能は、経費精算、交通費精算、請求書処理。クレジットカード・ICカード連携機能、領収書の読み取り（OCR）機能、経路検索機能、会計ソフト連携機能、銀行への振込データ作成機能などがあります。経費精算の業務自体をなくすことを目的とし、経費精算業務を全て自動化することを実現。既存サービスとの連携に強みを持つことも特徴です。
無料体験はありませんが、公式サイト上で運用を体験できるデモが利用できます。初期費用0円と導入時のハードルが低いことも利点ですね。経費精算業務を効率化するだけではなく、自動化により業務時間をほぼ0にしたい企業におすすめのシステムです。

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 SmartGo Staple（スマートゴーステイプル）

引用：SmartGo Staple

「SmartGo Staple」を運営するのはエヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社。「SmartGo Staple」の主な機能は、経費精算、交通費精算です。
特に、モバイルSuicaからの交通費自動取り込み機能が強み。例えば、駅の改札を通るだけですぐに経費精算される、領収書の写真を撮影して送るだけで経費精算が完了するなど、業務の手間が大きく削減されます。また、スマートフォン中心の使いやすいインターフェースも特徴です。
月額費用600円（税抜）～とコスト負担が小さい点も利点と言えます。業務用スマートフォンを配布している企業であれば、大きな抵抗なく導入できるシステムです。

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 TeamSpirit 経費精算（チームスピリットけいひせいさん）

引用：TeamSpirit 経費精算

株式会社チームスピリットは、設立が1996年と今回紹介する企業の中でもっとも古い企業。2007年頃よりSaaSビジネスに着目し、2011年にはTeamSpiritを立ち上げています。TeamSpiritは業務効率化のための総合プラットフォームで、「TeamSpirit 経費精算」の他にも勤怠管理や工数管理が一体化されています。
「TeamSpirit 経費精算」の主な機能は、経費精算と交通費精算。便利な機能として、経路検索機能との連携した交通費の自動計算機能、領収書の読み取り（OCR）機能、クレジットカード連携、不正受給防止機能などがあります。また、プロジェクト原価管理連携では、従業員が抱える個別のプロジェクトに対して要した経費を紐づけられることも特徴。無料体験期間はありませんが、サービススタッフによる製品デモンストレーションを受けることができます。経費精算だけではなく、総合的な経理・人事業務の効率化を行いたい企業におすすめのシステムです。

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 rakumoケイヒ（ラクモケイヒ）

引用：rakumoケイヒ

「rakumoケイヒ」の運営を行うのはrakumo株式会社。rakumo製品の開発や販売を中心とした事業を展開しています。「rakumoケイヒ」の主な機能は、交通費精算と経費精算です。便利機能として、運賃・乗換情報の自動計算、会計システムとのCSV連携などがあります。機能を絞られているため、導入の目的を明確にできることがメリットです。
また、スケジューラ―と連携して経費精算できることが大きな特徴です。出張の予定をパソコンやスマホのスケジューラ―で管理している人は多いはず。「rakumoケイヒ」はスケジューラ―と連携することで、予定登録から交通費計算、経費精算書に登録までを自動で繋げられます。利用するにはGoogleWorkspaceの契約が必要ですが、すでに契約している企業であれば大きな障害なく導入できます。

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 eKeihi（イーケイヒ）

引用：eKeihi

「eKeihi」を運営するイージーソフト株式会社は、2000年から経費精算システムの販売を開始したパイオニア。長年の経験から蓄積したノウハウをもとに、最適なソリューションを提案しています。「eKeihi」の主な機能は交通費精算、経費精算、出張精算です。便利機能として、会計ソフト連携、領収書読み取り（OCR）機能、クレジットカード・ICカード連携、予算管理などがあります。経費精算システムとして必要な機能はほぼ網羅されています。
また、オプション機能が少なく、分かりやすい料金形態も魅力のひとつ。自社に合わせたカスタマイズ性が強いため、特殊なワークフローを持つ企業におすすめです。

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TOKIUM経費精算（トキウムけいひせいさん）

引用：TOKIUM経費精算

株式会社TOKIUMは2012年に設立された企業です。設立当初から経費精算システムとして、Dr.経費精算やレシートポストと呼ばれるブランドを展開していました。「TOKIUM経費精算」はそれらのブランドの後継にあたります。「TOKIUM経費精算」の機能は、経費精算と交通費精算がメイン。スマホアプリを使った精算や、ICカード・モバイルSuicaと自動連携、領収書の写真の自動データ化、仕分けデータを多数の会計ソフトと連携などの機能も便利です。特に、撮影した領収書データを専任オペレータが入力代行することが特徴。OCRよりも高い精度のデータ化を実現しています。また、多数の会計ソフトとの連携できることも利点です。無料体験版はありませんが、公式サイト上で無料デモを体験することができます。領収書のやり取りが多く、高い精度でデータを残しておきたい企業におすすめです。

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まとめ

この記事では、経費精算システムのメリット・デメリットや選び方、おすすめのシステム10選をご紹介しました。経費精算システムを導入すると、業務の効率化やミスの減少、不正の防止などのメリットが得られます。一方でコストや従業員教育がハードルとなるため、事前の準備が大切です。システムを選ぶ時には、機能や使いやすさ、サポート体制などに着目するとよいでしょう。

現在は労働人口の減少への対応や適正なワークライフバランスを実現するために、業務の効率化が求められています。経費精算システムを活用して、経費精算業務から効率化を図ってみてはいかがでしょうか。