ペーパーレス化の方法｜目的や効果、メリット・デメリットを徹底解説

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、読んで字のごとく文書を紙ではなく電子化して活用する方法です。2022年1月付で改正される電子帳簿保存法の改正要件でも、電子取引で行われた請求書などの紙保存が不可能になります。経理のデジタル化の遅れから2年間の猶予措置が設けられたものの、遅くとも2024年には義務化される予定です。会社によってはペーパーレス化を推進する動きもあり、国を挙げての取り組みとしても注目されています。

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ペーパーレス化の目的

そもそもペーパーレス化の目的は2つあります。ひとつは紙を使わないことによるコスト削減、もうひとつは業務効率化です。特に後者に関しては、働き方改革に関連した動きでもあります。また、テレワークにマッチした取り組みとしても進められています。

紙による文書の保存をしないため、環境対策の一環としての側面も期待されている目的のひとつです。森林保全や二酸化炭素排出量削減に効果があるとして、世界的に推進されている取り組みでもあるのです。

ペーパーレス化がもたらす効果

ペーパーレス化によって、ビジネスシーンで使う文書を電子化することで業務効率化やコスト削減にもつながります。例えば紙を利用する場合であれば、印刷用の原紙が必要です。またインク代も必要で、そのトータルコストは相当なものになります。紙文書では、これらに加えて保管場所やそれを管理するための人的コストがかかってしまいます。

ペーパーレス化することで、原紙代やインク代が削減できるほか、管理の手間も大幅に削減可能です。紙文書では必要であった郵送費や輸送費もかからないため、総合的なコストカットが期待できます。

企業におけるペーパーレス化のメリット

企業におけるペーパーレス化のメリットは以下のとおりです。

• コスト削減

原紙代やインク代、郵送費や輸送費のコスト削減が期待できる。また、管理の手間も削減でき、人件費削減にも効果がある。

• 業務効率化

事務方の労力削減効果が高い。郵送・輸送を待つ必要がなく、早ければ即日で相手との意思疎通が可能になるため、業務スピードも上がる。

• 情報セキュリティの向上

保管場所がクラウド上になるため、盗難や紛失のリスクが激減する。また、災害時でも損失しにくくなるため、コンプライアンス強化にもつながる。

• オフィスの保管スペースが不要になる

紙文書の保存に必要であったスペースが不要になり、新たなオフィス活用法が見いだせる。原紙の保管場所も同様に不要になる。

企業におけるペーパーレス化のデメリット

一方で、企業におけるペーパーレス化には次のようなデメリットもあります。

• 導入コストがかかる

スキャナや管理ソフト・サービスの導入に一定のコストが必要。維持・管理費が別途発生する場合もある。

• 書類保管に関する法律

主に電子帳簿保存法が該当。要件に沿った保存法をしなければ罰則規定によりペナルティを受ける可能性も。

• システム障害が起こった場合、影響を受ける

データがすべてクラウド上なので、システム障害が発生すると閲覧できなくなる。

ペーパーレス化そのものはデメリットではありません。しかし、ペーパーレス化の進め方を検討しなければ、かえって業務が圧迫されてしまうこともあります。また、ペーパーレス化に慣れる時間が必要なのも事実。徐々にペーパーレス化を進めるなどの対策も必要です。

ペーパーレス化の進め方

ひと口にペーパーレス化と言っても、ペーパーレス化によってどのような効果を得たいのかが違えば、当然進め方も違います。社内で推進する前に、きちんと目的を明確化することです。

ペーパーレス化する書類

ペーパーレス化する書類を決めましょう。「ペーパーレス」とは言ったものの、すべてをデジタル化する必要はありません。部署やプロジェクトによって、デジタル化できるものとそうでないものが分かれるはず。まずはその分類から始めましょう。次の文書は、ペーパーレス化の第一歩としてデジタル化されます。

• ビジネス文書
• 会議資料
• パンフレット 他

ペーパーレス化の導入手順

ペーパーレス化を始めるには、まずペーパーレス化によって何を達成したいのかの目標設定が大切です。コスト削減なのか、業務効率化なのか、明確であればあるほど何を実行すべきかが見えてくるでしょう。また、目的が決まったからといきなりすべてをデジタル化する必要はありません。ペーパーレス化する最終目標を経営者や管理職、従業員全員にシェアしましょう。

その後デジタル化するものはスキャナやオンラインストレージを活用しながら電子化を、デジタル化できないものは個別の保管方法を考え、整理します。すべての文書を、半ば無理やりデジタル化してしまうと、かえって業務効率が低下する原因にもなってしまいます。慎重かつ丁寧に検討を重ね、できるものから徐々に手を付けるのがおすすめです。

企業によるペーパーレス化の導入事例

企業によるペーパーレス化によって成果をあげている企業や地方自治体があります。この記事では特に有名な事例として2件の成功事例を紹介します。なお、以下の2件の事例は、総務省が発表している『10のワークプレイス改革の取組』で詳しく紹介されています。

• 野村総合研究所

生産性向上を目標に導入。忙しい社員の机の上ほど紙資料が山積みとなっていた実態と、紙に対するコスト意識が薄かったこともペーパーレス化開始の要因となりました。社長による「ノンペーパー会議」「共有資料の電子化と個人資料の廃棄」「本部キャビネットの70%削減」を実施し、その結果大幅なコスト削減と働き方改革、スペースの確保を実現。紙に頼らない働き方の構築も同時進行で実施されており、最近ではスマートフォン会議システムの導入も開始しています。

• 長野県長野市

会議資料が膨大な紙資料であったため、それらの見直しとICT導入によるペーパーレス化でコスト削減を目的に開始しました。運用ルールを細かくしたことで年間印刷費用300万円の削減に貢献しています。また、会議で使用したパソコンの持ち帰り不可にしたため、セキュリティ強化も達成しました。現在では、タブレット端末を導入し、ペーパーレス会議を実施するなど、さらに徹底したペーパーレス化を実践中。今後はタブレット端末の一層の利用拡大を目指しています。

企業のペーパーレス化におすすめのツール

ここからは、企業にてペーパーレス化を実施するにあたり、おすすめの4つのツールをご紹介していきます！これからペーパーレス化を検討している方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

GMOサイン

画像引用：：GMOサイン公式サイト

「GMOサイン」は、法律の要件を満たし、安心して契約や承認に利用できる電子契約サービスです。導入企業数No.1の実績を誇り、業種・業界問わず現在50万社以上の多くの企業にて利用されています。
「GMOサイン」では、実印タイプと契約印タイプの２種類から状況に応じて署名タイプを使い分けることができるため、目的や相手に応じた適切な署名が可能です。さらに「差込文書一括送信機能」により、一括で大人数に書類の送信もできるため業務効率化を図ることもできます。
また、機能の中に「役割・権限設定」「ユーザーグループ管理」などが標準搭載されているので、 安全かつガバナンスの強化ができる点も「GMOサイン」の大きな魅力です。

MFクラウド会計

引用：MFクラウド会計

「MFクラウド会計」は、株式会社マネーフォワードがリリースしているクラウド会計システムです。個人事業主から大企業まで幅広く対応でき、実績も豊富です。確定申告や年末調整まで対応できるのに加えて、改正電子帳簿保存法にも対応可能で守備範囲が広いという特徴も兼ね備えています。

強力なバックアップ体制を整えており、会計知識がなくても使いこなすことが可能。ビジネスフェーズにあわせて使い分けられるのも魅力です。

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Misoca

 

引用：Misoca

「Misoca」は、弥生株式会社が提供している見積書・請求書・納品書発行システムです。主に個人事業主にうれしい見積書や請求書の発行に長けており、管理もそのまま可能。無料プランがあるほか、各種プランが1年間フリートライアルで利用でき、じっくり試すことができます。

法人向けシステムも同様の使い勝手で、クラウド上での帳票管理を一元化できるのがメリットです。売上レポートの閲覧で、前年比との比較も楽々です。

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スケコン

画像引用：スケコン公式サイト

「スケコン」は、取引先との打合せや社内会議など、さまざまなシーンでの日程調整において、1対1から複数人までの日程・予定調整を自動で行える日程調整サービスです。GoogleやOutlookのカレンダーと連携しており、参加者の予定や空いている時間帯を自動で抽出して素早くカンタンに予定・日程調整を行うことができます。

そのほか「スケコン」は、日程調整だけでなく、オンライン名刺交換が可能な点も魅力の一つ！日程調整を行った相手と自動でオンライン名刺交換ができ、連絡先はそのままアドレス帳に自動で登録されリスト化されます。そのため、昨今において利用が増えてきたオンライン商談などのシーンにぴったりな便利なサービスと言えますね。

また「スケコン」は、信頼性と拡張性に優れたクラウドサービスプラットフォームAWS（Amazon Web Services）を利用しており、セキュリティ体制が万全な点においても安心して利用できるのもうれしいポイントです。

▼スケコン公式サイトはこちら▼

まとめ

オフィスのペーパーレス化は国を挙げて取り組もうとしている課題です。個人事業主・企業問わず、今後は法律による義務化もなされるため待ったなしの状態。目的と目標を明確にし、ペーパーレス化で高い効果を得られる取り組みを始めましょう。

そのためにも、まずは今回ご紹介したような帳簿関連の電子化に役立つツールの導入をおすすめします。これらのツールは信頼度の高い企業が提供しているだけあり、安心して利用開始できます。ペーパーレス化促進の第一歩として、導入してみるといいかもしれません。