2022.06.13

ビジネス

【サンプルつき】請求書の書き方って?必須項目や注意事項、ルール、マナーまで完全ガイド

「請求書」は売上に直結する重要な書面です。請求書を作成するにあたって、記載すべき項目が抜けていたり、知らないうちにマナー違反になっている…といったことは避けたいものですよね。

そこで今回は、初心者が請求書を作成する上で、知っておくべき書き方の基本をはじめ、必須項目、注意事項、マナーなどについて徹底解説していきます。記事内には請求書のサンプルもあるので、請求書の作成に悩んだらぜひ参考にしてくださいね!

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請求書とは

請求書とは、納品した商品やサービスの支払いを、取引相手に対して請求する際に発行する書面のことです。請求書には、商品の個数や種類、金額、請求先の会社名や振込先などの情報を記載します。
取引相手は、手元に届いた請求書を確認し、自社の控えと照らし合わせた上で相違がないか確認し、支払いを行います。
一方商品やサービスを提供した側は、請求書の発行により、どのような金額をいつ請求したのかを証明することが可能です。

ただし、請求書そのものには法的なルールが定められていないため、とくに細かな書式の指定などはありません。手書きやWord、請求書作成ソフトなど自身に合った方法で請求書を作成することができます。

請求書の必須項目

前述したとおり、請求書を作成する際は細かな形式の指定などはありません。しかし国税庁の公式サイトによると、以下のように記載すべき事項が定められています。

  • 請求書作成者の氏名または名称
  • 取引先(書類の交付を受ける事業者)の氏名または名称
  • 取引年月日
  • 取引内容
  • 取引金額(税込)

次項では、国税庁の発表している記載すべき項目を踏まえた上で、請求書の書き方としてよくある例をサンプル画像を交えて、分かりやすく説明していきます。

 

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請求書のサンプル

ここでは上記の内容を踏まえた上で、請求書のサンプルを記載しています。はじめて請求書を作成する方などは、ぜひ参考にしてみてくださいね!

請求書の項目

請求書のサンプルをもとに、1~12の各ポイントについて説明していきます。各項目によって記載が必須かそうでないかも異なりますので、その点も覚えておくとよいでしょう。

表は横にスクロールします

項目 内容
請求先の宛名 請求書を送付する取引先の会社名を記します。こちらは請求書を作成する上で必須項目となります。
請求書の発行日 請求書の発行日を記載します。あくまで取引先の締め日を明記することが一般的です。請求書の作成日ではありませんので、その点は注意しておきましょう。
請求書番号/通番(必須ではない) 請求書番号/通番を右上に記載します。記載は必須ではありませんが、請求書を管理する際にあると便利な項目です。とくに個人事業主の方の場合、請求書の各項目は事前に取引相手とすり合わせを行った上で作成をするといいでしょう。
請求者の会社名、住所、電話番号など 請求書を発行した側の情報も記載する必要があります。会社名や住所、電話番号のほか、社判を捺印することが一般的です。法人の場合・・会社名の入った角印を捺印
個人事業主の場合・・日頃使用している印鑑を捺印
※ただし、捺印は必須ではありません。
請求側の会社 (必須ではない) 1で説明したとおりの請求先の会社名については、記入することが必須となります。しかし、請求先の住所や電話番号、担当者といった詳しい情報を記載するかは、発行者の都合によって決めて問題ありません。
合計請求金額 取引額の小計と消費税を合算した合計請求金額を記載します。
商品名 取引をした商品やサービスの品名を明記します。
商品の数量 取引をした商品やサービスの数量を明記します。
商品の単価 取引をした商品やサービスの単価を明記します。ただし、もし取引内容に単価がない場合は、記載しなくても問題ありません。
10 商品の金額 取引をした商品やサービスの金額を明記します。
11 振込先 振込先の口座情報について、以下の項目を正確に記載しましょう。
(銀行名/支店名/口座種類/口座番号/口座名義)
12 支払い期限 請求書の支払い期限を記載します。取引先とあらかじめ確認して明記するようにしましょう。

 

請求書発行時のルールやマナー、注意事項

請求書を作成、送付する際は、いくつかのルールやマナーがあります。これからご紹介する注意事項もしっかり確認した上で作成するようにしましょう。

請求日や送付方法は事前に確認を

請求書を送付する際は、事前に取引先へ送付方法を確認しましょう。とくに最近では、メールで請求書を送付するケースも増えています。この場合はマナーとして、必ずあらかじめ取引先へメールで送付して問題ないか確認をとった上で送付してください。

また請求書の発行日に関しても注意が必要です。取引先が法人の場合は、一般的に締日で一旦区切り、毎月1回の支払日に合わせて請求書を発行します。そのため「発行日」の項目は、取引先の請求締日を明記するようにしましょう。なお、発行日が締日を過ぎてしまうと、翌月扱いとなり支払いが遅延する場合があるので、その点も注意が必要です。

このような請求書の送付先や請求日については、トラブルを防止するためにも事前にしっかり確認しておくことが大切です。

請求金額

請求金額においては以下の2点に関して注意が必要です。

振込手数料の負担分を明確に

振込手数料を“誰が”負担するのかも事前に決めておくことが重要です。もし振込手数料を取引先に負担してもらう場合は、その点についても必ず請求書へ明記します。

自身が負担する場合は、銀行や振込金額によっても手数料が異なります。そのため振込後の金額の差額が、振込手数料の金額と一致しているかといった点もしっかり確認しましょう。

個人事業主宛の場合、源泉徴収税に注意

個人事業主が請求書を発行する場合、源泉徴収税の扱いには注意が必要です。

現在国内では、個人事業主の所得税を天引き(減税徴収)して、取引先である会社側に納税してもらう「源泉徴収制度」が導入されています。
個人事業主が請求書を発行する場合、源泉徴収制度の上では、源泉徴収税額を明記する義務はありませんが、商習慣として記載するのが一般的とされています。
しかし個人事業主が源泉徴収税額の明記をせずに請求書を発行した場合、取引先の会社側が源泉徴収することを忘れて、請求書に明記された請求額をそのまま支払ってしまうといったトラブルに発展するケースも少なくありません。

このようなトラブルを回避するため、個人事業主が請求書を発行する際は、源泉徴収税額を記載しておくようにしましょう。

請求書の送付方法

請求書を作成したあとは、取引先への送付です。送付する前は、内容や送付先に誤りがないかをしっかり確認してください。
請求書を送付する方法については、基本的に郵送やFAX、PDF化してメールで送付といった方法が一般的とされています。
なお注意点として請求書を郵送する場合、請求書は親書となるため、宅急便は使用せず郵送を選択するようにしましょう。

請求書作成には請求書作成ツールの活用がオススメ!

請求書の作成をする場合、ネット上からすぐにダウンロードできる請求書のテンプレートを活用しようと考える方も多いのではないでしょうか。しかしこの方法だと、手軽ではあるものの、最終的には手入力が必要となるため、作成に時間がかかってしまうといったデメリットも挙げられます。

このような課題も、クラウド請求書作成ツールを活用すれば、請求書の作成の手間を削減し、ラクに請求書の作成から送付までを一括で行えるようになります。

ここでは、数ある請求書作成ツールの中でも、おススメのサービスをピックアップしてご紹介していきます!

個人事業主なら「Misoca」

画像引用:「Misoca」公式サイト

個人事業主の方が請求書作成ツールを選ぶ際は、弥生株式会社が提供している「Misoca」を活用するのがおススメです。請求書の通数に合わせて、無料プラン(月5通まで)や有料プラン(月15通~100通)から最適なプランを選ぶことができます。

豊富なテンプレート機能を備えており、請求書をはじめ、見積書や納品書、注文書、領収書、検収書などの作成もカンタンかつキレイに作成できます
また「Misoca」に搭載された『自動化機能』を活用すると、各種帳票の発行や、メール送付・郵送などもワンクリックで完了するため、請求業務の効率化を図ることが可能です。
そのほか「Misoca」では、外部システムとの連携が可能です。弥生の確定申告ソフトのほか、freeeやMFクラウド会計・確定申告といった他社システムとの連携が可能な点も大きな魅力と言えるでしょう。

なお「Misoca」では、1年間の無料お試しキャンペーンを開催しています!期間内にじっくり試すことができるので、まずはこの機会にキャンペーンを活用して判断してみることをおススメします!

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まとめ

今回は、請求書の書き方や必須項目、注意事項、マナーなどについて解説していきました。個人事業主として請求書を発行する場合は、あらかじめ取引先と取り決めを行った上で記載事項をもれなく明記することが重要です。
これから請求書作成を行う方は、今回ご紹介したサンプルを参考にしたり、請求書作成ツールなどを活用しながら業務効率化を図っていきましょう。