IT資産管理って？必要性やメリット、基礎知識を解説！

IT資産管理とは

IT資産管理とは、企業や団体が利用しているPCやサーバーといったハードウェアをはじめ、ソフトウェアやUSB・メモリーカードなどの記憶媒体、無線LANやケーブル類などを含めるIT関連の資産を把握し、適正な状態に維持・管理することを指します。

これらのIT資産を適切に管理することで、不要なソフトウェアを購入せずに済んだり、PCが余っているのも関わらず、新品を購入するといった無駄なコストを削減することが可能となります。
また近年では、ライセンス監査のようなコンプライアンス違反の防止を目的にIT資産管理ツールを積極的に導入する企業も増加しています。

IT資産管理の対象

では、IT資産管理の対象となるものは、具体的にどのようなものが挙げられるのでしょうか。大きく以下の３つに分類されます。

ハードウェア

IT資産管理の対象として、まず社員が業務に利用するPCやタブレット、スマートフォンといったモバイルデバイスに加え、キーボードやマウスなどの周辺機器も挙げられます。加えて、サーバーやUSBなどの記憶媒体やメモリーカード、無線LANケーブルなどもIT資産に該当します。

IT資産管理を行う場合は、PCやタブレットなどの利用台数やハードディスクの容量・スペックなどを台帳に記録し管理します。なお、PCのスペックが古くなった場合などは、必要に応じて買い替えを行います。

ソフトウェア

上述したハードウェア以外にも、社員が利用するPCやタブレットなどの端末にインストールされているソフトウェアやライセンス証書、保守契約やサービス契約などの契約書も幅広く管理対象となります。

また、ソフトウェアをインストールするだけでなく、常時稼働しているかといったこともIT資産管理に含まれます。

ライセンス情報

ソフトウェアの使用権である「ライセンス」情報もIT資産管理の対象となります。それぞれの端末にどのソフトウェアがインストールされているか紐づけをして管理することで、ソフトウェアの使用権を遵守し、使用することができます。

また、ソフトウェアのパッケージがある場合は、その箱やライセンス証書類なども整理して、保管しなければなりません。

IT資産管理を行う必要性って？

次に、企業にとってIT資産管理を行う必要性とは、どのようなことが挙げられるのでしょうか。

IT資産の把握と効率化の実現

IT資産管理を行う一番の目的は、企業のIT資産を把握し効率的に運用することです。

たとえば、IT資産管理担当者が、ソフトウェアに搭載された機能をしっかり把握してないと、ライセンスの追加購入や契約の見直しなども時間がかかってしまいます。他にも、OSを更新するときに備えて、PCの数やOSのバージョンなどについても把握していなければ、更新漏れが起きていないかなどをチェックすることもできません。
このように、IT資産管理が不十分であると、不要なソフトウェアを購入してしまったり、OSのアップデートにも対応できないなど、組織として非効率的な動きに繋がりかねません。

文字通り、会社の資産でもあるIT資産を無駄なく効率的に活用させるためにも、IT資産の管理はしっかりと行う必要があるのです。

情報セキュリティ体制の強化

IT資産管理を行う必要性の一つに、セキュリティ対策や情報漏えい防止について重要視されてきていることが挙げられます。
業務で使用しているPCやタブレットなどのモバイルデバイスには、企業の機密情報や顧客情報が保管されていることが多く、社内でこれらの情報を適切かつ厳格に管理しなければなりません。

たとえば、社内で許可されていないソフトウェアやクラウドサービスを社員が勝手に利用してしまうと、ソフトウェアやクラウドサービスを介して情報が漏えいしてしまうリスクもあります。
また、端末にウイルス対策ソフトをインストールしていたとしても、、肝心のウイルス対策ソフトが最新の状態にアップデートされていない場合、外部からのサイバー攻撃に遭う可能性も少なくありません。

こうしたリスクも、企業側で適切にIT資産管理を行っていけば未然に防ぐことが可能です。IT資産管理を徹底して行うことによって、情報セキュリティ対策の強化にもおのずと繋がっていくのです。

不正利用の防止とコンプライアンスの徹底

IT資産管理が普及したのは、コンプライアンス遵守が最大の要因と言えます。
とあるソフトウェアのメーカーが、自社の製品を利用している企業を監視し、万が一ライセンス違反を犯してしまった場合に多額のペナルティを課すようになりました。そのことがきっかけとなり、徐々にソフトウェアライセンスへの認識が高まり、不正利用は以前と比較すると減少傾向となってきています。

しかしながら、まだライセンスに対する不注意や認識の相違などから、ライセンス違反を犯してしまうリスクは少なからずあります。
不正利用していないことを証明するためには、社内のPC内のソフトウェアがライセンスを遵守しているかといったことを明示しなければいけません。そうした場合に、もし社内でライセンスの管理が行われていないとなれば、その証明に多くの時間を割かれてしまうことでしょう。そうした事態を招かないためにも、IT資産管理を日頃から行っておく必要があるのです。

IT資産管理ツールを活用するメリット

先述したように、IT資産管理は管理対象が幅広く、管理業務が複雑になりやすいという課題があります。しかし、専用の管理ツールを導入することでIT資産情報を自動化し、安全に運用できるようになります。

ここでは、IT資産管理ツールを活用する具体的なメリットについてみていきましょう。

管理効率アップで無駄なコストを削減

どの企業においても、無駄なコストを発生させずに、いかに削減できるかといったことはとても重要な課題です。
社内のPCや業務で利用するソフトウェア、データベースなどを用意するために、それなりのIT資産への投資は必要となります。その一方、IT資産の管理が不十分なことから無駄なコストが発生している企業は少なくありません。

このような課題も、IT資産管理ツールを導入することで解消します。現状のハードウェアやソフトウェアの利用状況に加え、ライセンス契約費などを把握することができるため、不要なライセンスを購入せずに済んだり、ほとんど利用していないPCがあればソフトウェアの契約を解除するといった判断が可能となります。これにより、管理の効率化と無駄なコストの削減が実現します。

セキュリティ対策を強固に

IT資産管理を行うメリットの一つに、セキュリティ対策を強固にできるということも挙げられます。たとえば、不具合やサポート切れになっているソフトウェアやOSがあれば、IT資産管理ツールの自動検出機能により、セキュリティパッチによる自動検出が可能となります。

さらに、社内で使用を認めていないような外部記憶装置やソフトウェアを利用することに加え、webサイトへのアクセスも監視・ブロックすることができるため、よりセキュリティを強化することができます。

セキュリティ対策を強化したい企業は、以下の記事も併せてご確認ください！

≫エンドポイントセキュリティ、EDRって？重要性やマルウェアへの対策ポイントとは

IT資産管理ツールの機能例

IT資産情報を自動化し、PCの安全な運用を実現してくれるIT資産管理ツールですが、具体的にどのような機能が搭載されているのでしょうか。主な機能を一部ご紹介します。

インベントリ管理

IT資産管理ツールの中でも、中心的機能としてインベントリ管理があります。PCやサーバ、ネットワーク機器の本体、ハードディスクの仕様に加え、端末に接続している周辺機器やインストールされたソフトウェアなどの情報を一括して管理できる機能です。
PCのインベントリ情報は種類が多く、手作業での更新は時間がかかってしまうため、自動収集機能は必須と言えます。

ソフトウェア資産管理(SAM)、ライセンス管理

ソフトウェア資産管理（Software Asset Management：SAM）は、ライセンスコンプライアンス違反によるリスクを防ぐために必要な機能であり、PC内のソフトウェアの現状を調べることが可能です。

また、ライセンス管理は、端末にインストールしているソフトウェアごとに集計することができ、すぐに過不足をチェックすることが可能です。

セキュリティパッチ管理

セキュリティパッチ管理は、端末にインストールしたソフトウェアやOSで発見されたセキュリティ上の欠陥に対応してくれます。この機能を使用する際は、常時最新のセキュリティパッチを適用することが重要です。

ちなみに、便利なツールを活用することで、すべてのPCにインストールされたソフトウェアなどを一括で把握し、セキュリティパッチを各端末に自動的に適用させることが可能です。

操作ログ管理

操作ログ管理を使用すると、社内のすべての端末のON/OFFに加え、アプリケーションを含むさまざまな操作ログを記録することができます。

操作ログを残しておくことで、万が一トラブルが発生した場合でも誰がいつどのような行動をしたかといった詳細を調べることができます。
また、このような操作ログ管理の機能を全社員へ共有することで、不正行為の抑止にもつなげることが可能です。

デバイス制御

デバイス制御機能では、USBメモリや外付けハードディスクなどに利用制限を設けることが可能です。設定によっては、特定のデバイスのみに接続を許可することもできます。

USBメモリは、安価で気軽に使えることから社員がよく利用することも多いでしょう。しかし、紛失による情報漏えいのリスクが高いことも、社員全員が認識しておく必要があります。

また、USBを通じて社内PCにウイルスが感染してしまうことも少なからずあります。そのため、デバイス制御のツールに頼るだけでなく、社内におけるセキュリティリスクの意識を高めておくことも重要といえるでしょう。

検疫システム

検疫システムは、PCやタブレットなどから社内ネットワークに繋げる場合、事前に社内で定めたセキュリティポリシーと合っているかを確認し、もし問題がある場合は速やかに解決へと導いてくれる機能となります。

具体的には、社内の端末にインストールされているウイルス対策ソフトが最新の状態に更新されているかといったことや、定めたセキュリティポリシーが実現されているかといったチェックを行うことができます。検疫システムは、サイバーセキュリティ犯罪やウイルスの脅威から社内の貴重なIT資産を守るためにとても重要な機能と言えます。

まとめ

今回は、IT資産管理の対象や必要性に加え、効率化を図るIT資産管理ツールについてご紹介してきました。IT資産管理は専用ツールを導入することで、セキュリティ強化やコスト削減など多くのメリットを得ることができます。さまざまな機能を搭載したツールが登場しているので、しっかり検討した上で導入を進めるようにしましょう。