2021.11.29

ビジネス

社用携帯は導入すべき?メリットや導入ノウハウ、企業がすべき注意点を完全ガイド

業務の円滑化や効率化を目的に、社用携帯を導入している企業は多くあります。しかし、思わぬことでトラブルが発生し、うまく運用できないといったケースも少なくありません。このようなことを回避するためには、社用携帯を導入する前の事前準備をしっかりすることが運用をスムーズにするカギとなります。

今回は、これから社用携帯の導入を検討している企業に向けて、導入メリットや事前にしておくべきポイント、注意点などについて分かりやすく解説していきます。

企業における社用携帯の導入状況

社用携帯は導入すべき?メリットや導入ノウハウ、企業がすべき注意点を完全ガイド

引用:MMD研究所「2022年法人向け携帯電話の利用実態調査」

まずはじめに、社用携帯の導入を検討するにあたり、企業において実際に社用携帯がどのくらい利用されているのか気になる方も多いのではないでしょうか。

MMDの調査した「2022年法人向け携帯電話の利用実態調査(期間:2022年7月8日~7月11日)」によると、社用携帯を利用している企業は、大企業が42.1%、中小企業が30.4%。大企業と中小企業を比較すると、約10ポイントの差があり、大企業がやや社用携帯を導入している割合が多いことが明らかになっています。

また「過去利用しており、再度利用したいと思う」「利用したことはないが、利用したいと思う」を合わせた利用意向については、大企業が10.8%、中小企業が15.5%ということが分かりました。

社用携帯を導入するメリット

では企業が社用携帯を導入すると、どのようなメリットがもたらされるのでしょうか。ここでは、主に5つのメリットをご紹介します。

情報漏えい防止につながる

社用携帯を導入することで、情報漏えいを未然に防止できるという点はメリットの一つです。

社用携帯を導入していない企業では、BYOD(Bring Your Own Device)と呼ばれる、個人携帯を業務に活用する方法を取り入れているケースも多いでしょう。しかし、この場合だと仕事とプライベートの区別が付きづらく、ふとしたきっかけで企業の重要な情報やデータが外部へ漏えいしてしまったり、端末の盗難・紛失リスクも高まります。また、個人の端末を利用する場合、企業レベルのセキュリティ対策が講じられていないことも多く、業務利用するにはセキュリティリスクが高すぎるといった問題も生じてしまいます。

一方、社用携帯を導入すれば、セキュリティ面での統率がしやすいため、情報漏えいのトラブルや思わぬ端末の紛失・盗難によるデータ紛失のリスクを未然に防止できるようになります。
とくに、社内の営業担当者などは、企業の機密情報や顧客情報を外出先へ持ち出す機会も頻繁にあるので、企業としてのセキュリティ対策は必須です。
もちろん、情報漏えいのリスクがゼロになるということではないですが、セキュリティ対策が徹底されることで、企業・従業員双方にとっても安心して社用携帯を利用することが可能となります。

顧客とのやり取りを効率化できる

企業へ社用携帯を導入すると、社員はいつでも携帯電話を所持しているため、顧客からの連絡にもすぐに応答でき、やり取りの効率化を図ることができます

「営業担当者宛てに顧客から企業の固定電話に連絡が来るけれど、不在のため電話がとれない」「携帯電話で顧客と連絡を取りたいけれど、個人携帯の電話番号を教えることには抵抗がある」といった悩みはよくあるケースです。

このような悩みも、社用携帯があれば顧客や社内の従業員からの連絡にも、社内外問わず迅速に対応することができます。

管理がしやすい

企業へ社用携帯を導入するメリットの一つとして「管理のしやすさ」が挙げられます。もし業務に個人携帯を導入した場合、業務で発生する通話やアプリのダウンロード、データ通信でかかった費用の管理が煩雑になりがちです。一方、社用携帯を導入すれば企業側でまとめて端末や明細を管理できるため、経理処理などに手間がかからず円滑に進めることができるでしょう。
そのほか、社用携帯を導入することで社内で使用するデータの共有や管理などもしやすくなったり、社外からデータベースにアクセスしたり、社内の連絡事項を一斉送信することもカンタンです。

社内コミュニケーションの活性化につながる

社用携帯の導入は、社内のコミュニケーションを活性化させるツールとしても役立てることができます。

近年、働き方改革の推進やコロナ禍による影響で、企業のテレワーク率が高まっており、仕事を取り巻く環境は大きく変化しています。一方でテレワークで会話が減ることで社内のコミュニケーション不足につながっているケースも少なくありません。
そうした課題を解決する方法として、コミュニケーションツールを活用することもおススメですが、社用携帯を導入すればいつでも社員同士でコミュニケーションを取ることができます。

仕事とプライベートの切り替えがしやすい

社用携帯を導入することで、従業員は仕事とプライベートの切り替えがしやすいといったメリットがあります。休日に個人携帯で仕事のやり取りをする必要がないため、従業員のストレス軽減にもつながります。
またいつでも連絡がとれるという理由から、個人携帯の電話番号を取引先に伝える従業員もいますが、個人情報保護の観点から最善の方法とは言えないでしょう。そのため業務専用の電話番号を持っておくことで、取引先に安心して連絡先を伝えられるようになるのも社用携帯を導入するメリットの一つと言えるでしょう。

このような理由から、社用携帯を導入する企業は年々増加しています。とくにスマートフォンは、社内のメールや資料を確認しやすい上、PCを貸与するよりもコストを抑えることができるため、費用対効果が高いこともポイントです。

社用携帯を導入するデメリット

社用携帯の導入はメリットばかりでなく、以下のようなデメリットも存在します。

外出先に置き忘れてしまうリスクがある

社用携帯を導入した場合、社員は個人携帯と社用携帯を2台持ちすることになるため、外出時の持ち物が増えるというデメリットがあります。加えて、外出先で端末を置き忘れたり、盗難されるリスクがあることも忘れてはいけません。
とくに社用携帯は、顧客情報や社内の重要データにもアクセスできるため、外出先で紛失してしまうと情報漏えいにもつながる可能性が上がるため十分な注意が必要です。

万が一、社用携帯を紛失した場合の対処法については、以下の記事で詳しく解説しています!
≫社用携帯、紛失したらどうする?企業の対処法を解説!【始末書テンプレートつき】

プライベートで利用されるリスクがある

社用携帯を導入した企業では、社員が業務以外にプライベートで通話やインターネット、アプリなどを利用するケースが少なくありません。そうした場合、アプリやWebサイトを経由してウイルスに感染されたり、情報漏えいにつながる可能性があります。
このようなリスクを回避するためには、社内で社用携帯を導入する際に、ルールを事前に決めるといったことや、アプリの機能制限などを一括で行える一元管理ツールなどの導入も検討する必要があるでしょう。

導入コストがかかる

社員へ社用携帯を支給することで、端末レンタル代をはじめ通信料や通話料など多くのコストがかかります。そのほか場合によっては、端末の紛失や故障などの緊急時にさらにコストが発生することも考えられるため、さまざまなリスクを想定した上で予算を組むことが必要と言えます。
もし少しでも導入コストを抑えたい場合は、中古端末の購入やレンタルサービスなどを活用することもおススメの方法です。

iPad、iPhoneなどの端末レンタルサービスに関しては、以下の記事で詳しくご紹介しています!
≫iPad、iPhoneのレンタルならエイペックスレンタルズ!急な端末手配も安心

社用携帯を導入する前にすべきこととは?

ここでは、社用携帯を使う上での注意点を踏まえて、社用携帯の導入前に欠かせないポイントをご紹介します。効率的に社用携帯を管理、運用するためにもしっかりとチェックしておきましょう。

社用携帯購入のコストを算出

さきほども触れましたが、社用携帯を導入するということは、購入時の端末費用はもちろん、基本料金や通信料などのさまざまなコストがかかります。とくに、社員数や導入する台数によっても導入コストは大きく変動するため、事前に導入台数や、通信料、最適な機種、料金プランなどを細かくシミュレーションした上で、いくらコストがかかるのか把握することが重要です。

このような、細かいコストを算出できれば、社用携帯を導入したあとに、料金プランのチェックや見直しをスムーズに行うことができます。

また、社用携帯を導入する企業の業界や業種によっても利用目的は異なるため、事前にどのようなシーンで社用携帯を使うのか利用用途を明確しておくことも大切です。社用携帯を使うのは、あくまで現場の従業員となるので、あらかじめ利用用途を想定した上で、どのくらいコストがかかるのかを算出しておきましょう。

社用携帯利用のルールを設定する

つぎに、事前に社用携帯利用におけるルールを定めることも、社用携帯の導入に欠かせないポイントの一つです。
社用携帯を導入することで起こりやすいトラブルとして、社員が業務に関係ないアプリを社用携帯にインストールしたり、webサイトにアクセスするといった私的利用のリスクが少なからずあります。このような場合、端末の履歴をチェックし、私的利用の疑いを見つけ出すことはできますが、できることなら社員を疑わずに私的利用できないような仕組みを目指したいものです。

そのためには、社用携帯導入にあたり、正しくルール作りを行い、社員の入社時や退職時におけるルール周知や管理の徹底をはじめ、使用ツールのルール設定や制限を行うことで、このような私的利用なども防ぐことができます。
また社用携帯を導入すると、社員が社外でも端末を扱うことで、うっかり端末を置き忘れて紛失してしまったり、盗難されるというリスクも少なからずあります。こうした場合に、どのような対処を行うのかあらかじめ運用ルールとして定めておくことも重要です。
ただし、このような会社携帯の利用ルールを設定したとしても、守られていなければ元も子もありません。そのため会社携帯を支給した後は、設定した利用ルールや規定が守られているか管理者側で定期的にチェックすることも重要になります。社用携帯を導入する際は、貸与者と管理者それぞれの運用ルールをしっかり定めておくようにしましょう。

ツールアカウントの作成やセキュリティ対策の実施

社用携帯の導入において、ツールアカウントの作成や端末に対するセキュリティ対策を行うことも事前準備に欠かせない事柄の一つです。
とくに社用携帯でスマートフォンを使用する場合、導入時の初期設定において、必ずAppleIDやGoogleアカウントなどのツールアカウントの取得が必要となります。誰がどのツールアカウントを使用しているのか社員ごとに分かりやすくまとめるなどの管理もしていく必要があるでしょう。

また、社用携帯の導入においては、紛失や盗難、サイバー攻撃による情報漏えいのリスクが想定されます。こうしたセキュリティリスクを想定して、画面ロックの設定や公衆の無料のフリーWi-Fiの利用禁止したり、業務利用以外のソフト・アプリなどをインストールさせないよう徹底させるといったことが重要です。なお、携帯キャリアによっては、社用携帯に特化した最新セキュリティ対策サービスを提供しているところも多くあるので、このようなサービスに加入することもセキュリティ対策には有効な方法です。

データのバックアップは常に取っておく

社用携帯を導入した場合は、データのバックアップは常に取っておくようにしましょう。万が一端末が破損した場合や故障により、重要なデータを失ってしまっては情報の復旧に膨大な時間を要することになります。
日頃からデータのバックアップを取る習慣を身につけることが大切ですが、難しい場合は「毎週月曜19時」など予定を組み、自動でバックアップを取ってくれるサービスもあるので活用してみるといいでしょう。

社用携帯にはMDMの導入がおすすめ

社用携帯の導入にあたり、前述したような事前準備はもちろん大切ですが、導入後の管理も非常に重要です。そこで有用なのがスマートフォンやタブレットを一元的に管理・運用ができるMDM(モバイルデバイス管理)です。MDMを導入することで具体的には以下のことを実現できます。

1.端末の設定、管理を一括で行える
MDMを導入しておけば、大量の端末の初期設定を管理者が一括で行うことができるため、業務効率化を図ることができます。保有するデバイスの数が多いほど、この恩恵を受けることができるでしょう。

2. 遠隔ロックや消去が可能
社員が外出時に社用携帯を紛失・盗難されるといったアクシデントが起きた場合でも、管理者側にて速やかに対象の端末を遠隔でロック・消去することができ、情報漏えいを防ぐことができます。

3. アプリの管理
複数の端末に対してアプリの一斉配信や一括アップデートに加え、業務とは無関係なアプリのインストールを防止したり、利用を制限することができます。

このようにMDMを使うことで、遠隔ロックや位置情報の取得といった紛失時の対策はもちろん、ネットワークの設定なども効率化を実現します。社用携帯を取り扱っている企業であれば、対策の一つとして取り入れておきたいツールですので、この機会にぜひ導入を検討してみるとよいでしょう。

MDMでできることや機能について詳しく知りたい方は以下の記事をチェック!
≫MDM(モバイルデバイス管理)とは?基本や導入時の注意点まで徹底解説

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まとめ

今回は社用携帯の導入を検討している企業に向けて、導入メリットや企業がすべき注意点などについて分かりやすく解説してきました。社用携帯を導入することは、業務の効率化だけでなく、情報漏えい防止や従業員のストレス軽減などさまざまなメリットを得ることができます。
もちろん、管理や運用に関しては、しっかりルールを設定し、適切な運用が必要となるため、社用携帯の導入を検討している企業は、今回ご紹介したようなポイントを踏まえた上で、事前に対策を講じていくといいでしょう。