2021.11.29

ビジネス

社用携帯を導入する前に!企業がすべき注意点を完全ガイド

業務の円滑化や効率化を目的に、社用携帯を導入している企業は多くあります。しかし、思わぬことでトラブルが発生し、うまく運用できないといったケースも少なくありません。このようなことを回避するためには、社用携帯を導入する前の事前準備をしっかりすることが運用をスムーズにするカギとなります。

今回は、これから社用携帯の導入を検討している企業に向けて、導入メリットや事前にしておくべきポイント、注意点などについて分かりやすく解説していきます。

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社用携帯を導入するメリット

 

まずはじめに、企業が社用携帯を導入すると、どのようなメリットがもたらされるのでしょうか。ここでは、主に2つのメリットをご紹介します。

情報漏えい防止につながる

社用携帯を導入することで、情報漏えいを未然に防止できるという点はメリットの一つです。

社用携帯を導入していない企業では、BYOD(Bring Your Own Device)と言って、個人携帯を業務に活用する方法を取り入れているケースも多いでしょう。しかし、この場合だと仕事とプライベートの区別が付きづらく、ふとしたきっかけで企業の重要な情報やデータが外部へ漏えいしてしまったり、端末の盗難・紛失リスクも高まります。また、個人の端末を利用する場合、企業レベルのセキュリティ対策が講じられていないことも多く、業務利用するにはセキュリティリスクが高すぎるといった問題も生じてしまいます。

一方、社用携帯を導入すれば、セキュリティ面での統率がしやすいため、情報漏えいのトラブルや思わぬ端末の紛失・盗難によるデータ紛失のリスクを未然に防止できるようになります。
とくに、社内の営業担当者などは、企業の機密情報や顧客情報を外出先へ持ち出す機会も頻繁にあるので、企業としてのセキュリティ対策は必須です。
もちろん、情報漏えいのリスクがゼロになるということではないですが、セキュリティ対策が徹底されることで、企業・従業員双方にとっても安心して社用携帯を利用することが可能となります。

顧客とのやり取りを効率化できる

企業へ社用携帯を導入すると、社員はいつでも携帯電話を所持しているため、顧客からの連絡にもすぐに応答でき、やり取りの効率化を図ることができます

「営業担当者宛てに顧客から企業の固定電話に連絡が来るけれど、不在のため電話がとれない」「携帯電話で顧客と連絡を取りたいけれど、個人携帯の電話番号を教えることには抵抗がある」といった悩みはよくあるケースです。

このような悩みも、社用携帯があれば顧客や社内の従業員からの連絡にも、社内外問わず迅速に対応することができます。
また、従業員は仕事とプライベートの切り替えがしやすく、休日に個人携帯で仕事のやり取りをする必要がないため、従業員のストレスも軽減されることもメリットの一つでしょう。

社用携帯を導入する前にすべきこととは?

 

ここでは、社用携帯を使う上での注意点を踏まえて、社用携帯の導入前に欠かせない3つのポイントをご紹介します。効率的に社用携帯を管理、運用するためにもしっかりとチェックしておきましょう。

社用携帯購入のコストを算出

社用携帯を導入するということは、購入時の端末費用はもちろん、基本料金や通信料などのさまざまなコストがかかります。とくに、社員数や導入する台数によっても導入コストは大きく変動するため、事前に導入台数や、通信料、最適な機種、料金プランなどを細かくシミュレーションした上で、いくらコストがかかるのか把握することが重要です。

このような、細かいコストを算出できれば、社用携帯を導入したあとに、料金プランのチェックや見直しをスムーズに行うことができます。

また、社用携帯を導入する企業の業界や業種によっても利用目的は異なるため、事前にどのようなシーンで社用携帯を使うのか利用用途を明確しておくことも大切です。社用携帯を使うのは、あくまで現場の従業員となるので、あらかじめ利用用途を想定した上で、どのくらいコストがかかるのかを算出しておきましょう。

社用携帯利用のルール作り

つぎに、事前に社用携帯利用におけるルールを定めることも、社用携帯の導入に欠かせないポイントの一つです。
社用携帯を導入することで起こりやすいトラブルとして、社員が業務に関係ないアプリを社用携帯にインストールしたり、webサイトにアクセスするといった私的利用のリスクが少なからずあります。このような場合、端末の履歴をチェックし、私的利用の疑いを見つけ出すことはできますが、できることなら社員を疑わずに私的利用できないような仕組みを目指したいものです。

そのためには、社用携帯導入にあたり、正しくルール作りを行い、社員の入社時や退職時におけるルール周知や管理の徹底をはじめ、使用ツールのルール設定や制限を行うことで、このような私的利用なども防ぐことができます。

また、社用携帯を導入すると、社員が社外でも端末を扱うことで、うっかり端末を置き忘れて紛失してしまったり、盗難されるというリスクも少なからずあります。こうした場合に、どのような対処を行うのかあらかじめ運用ルールとして定めておくことも重要です。

社用携帯を紛失した場合の対処法については、以下の記事で詳しく解説しています!

≫社用携帯、紛失したらどうする?企業の対処法を解説!【始末書テンプレートつき】

ツールアカウントの作成やセキュリティ対策の実施

社用携帯の導入において、ツールアカウントの作成や端末に対するセキュリティ対策を行うことも事前準備に欠かせない事柄の一つです。
とくに社用携帯でスマートフォンを使用する場合、導入時の初期設定において、必ずAppleIDやGoogleアカウントなどのツールアカウントの取得が必要となります。誰がどのツールアカウントを使用しているのか社員ごとに分かりやすくまとめるなどの管理もしていく必要があるでしょう。

また、社用携帯の導入においては、紛失や盗難、サイバー攻撃による情報漏えいのリスクが想定されます。こうしたセキュリティリスクを想定して、画面ロックの設定や公衆の無料のフリーWi-Fiの利用禁止したり、業務利用以外のソフト・アプリなどをインストールさせないよう徹底させるといったことが重要です。なお、携帯キャリアによっては、社用携帯に特化した最新セキュリティ対策サービスを提供しているところも多くあるので、このようなサービスに加入することもセキュリティ対策には有効な方法です。

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社用携帯を導入するならMDMの導入で効率的に

 

社用携帯の導入にあたり、前述したような事前準備はもちろん大切ですが、導入後の管理も非常に重要です。そこで有用なのがスマートフォンやタブレットを一元的に管理・運用MDM(モバイルデバイス管理)の存在です。

あらかじめ、MDMを導入しておけば、大量の端末の初期設定を管理者が一括で行うことができます。
さらに、社員が外出時に社用携帯を紛失・盗難されるといったアクシデントが起きた場合でも、管理者側にて速やかに対象の端末を遠隔でリモートロックすることができ、情報漏えいを防ぐことが可能となります。
加えて、アプリの一括配信や顧客情報の更新などもできるため、セキュリティ対策のみならず、使用する大量のデバイス管理の効率化を図ることが可能となります。

MDMの機能や製品について詳しく知りたい方は、以下のリンクよりご確認ください。実際の導入事例などもチェックできます!

≫mobiconnectの機能・製品資料・導入事例はコチラ

まとめ

 

今回は社用携帯の導入を検討している企業に向けて、導入メリットや企業がすべき注意点などについて分かりやすく解説してきました。社用携帯を導入することは、業務の効率化だけでなく、情報漏えい防止や従業員のストレス軽減などさまざまなメリットを得ることができます。
もちろん、管理や運用に関しては、しっかりルールを設定し、適切な運用が必要となるため、社用携帯の導入を検討している企業は、今回ご紹介したようなポイントを踏まえた上で、事前に対策を講じていくといいでしょう。