【2022年最新】バーチャルオフィスツール比較10選！導入メリットや選び方も紹介

テレワークの普及による問題

ここ数年でテレワークが普及した背景には、対面接触の回避や働き方改革の推進などがあります。オフィスに出向かなくても自宅からリモートワークが可能となったおかげで、たとえば仕事と育児・介護の両立ができるようになりました。
また、朝早く自宅を出て満員電車に揺られる必要がなくなり、精神的にゆとりを持てるようになったこともメリットの1つでしょう。

テレワークはコロナ禍を経て一般的にも普及しましたが、必ずしもメリットしかないというわけではありません。時間管理が難しくなったり、他の社員と顔を合わせる時間が減ることでコミュニケーション不足になったりすることも。円滑に仕事が進まなくなると、業績に影響を及ぼす可能性も考えられます。

テレワーク導入の現状や課題については下記の記事でも紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
≫テレワーク導入の手順とは？必要な８つのステップをわかりやすく解説！

テレワークの課題を解決できるバーチャルオフィスツールとは

バーチャルオフィスツールとは、バーチャル＝仮想空間 にオフィス環境をつくり、他者とのコミュニケーションが取れるツールです。 仮想空間という言葉が聞き慣れない方もいらっしゃると思いますが、みなさんが普段使っているWEBのブラウザ内にオフィスがあるようなイメージを持ってもらえば良いでしょう。すべての社員が不自由なく業務にあたるうえでまだ課題の多いテレワークですが、社員が抱える不安を解消する手段のひとつとして力強い味方になってくれます。

バーチャルオフィスツールがあれば仮想空間上にメンバーをアバターとして表示し、対面で行うような会話や会議が可能です。バーチャルオフィスツールを活用することで、物理的には距離がある社員同士でも「オフィス内で顔を合わせているような感覚」で業務をこなせます。

バーチャルオフィスツールを導入するメリット

バーチャルオフィスツールの導入を検討するうえで、メリットやデメリットが気になる方は多いでしょう。やみくもに導入を急いだところで、使いこなせなかったりほかの既存ツールとの連携ができなかったりすると、場合によっては対応が遅れてしまうことも。

まずはバーチャルオフィスツールを導入するメリットについて、従業員側・管理者側に分けてわかりやすく紹介していきます。

従業員側

従業員側のメリットについては下記の3つが挙げられます。

• コミュニケーションの増加
•  在席状況の把握
•  資料やデータのスピーディな共有

コミュニケーションの増加

テレワークの問題点のひとつが、ほかの社員とのコミュニケーション不足です。ひとりで黙々と作業をしていて、わからない疑問が出てきたりアイデアに行き詰まったりしたときに、すぐに意見を求められる環境がなくては業務に支障が出てしまうかもしれません。バーチャルオフィスツールではオフィスに出社した場合と変わらない環境をWEB上に構築できるため、挨拶感覚でほかのメンバーに話しかけることができます 。
ツールによっては相手との距離によって聞こえる声の大きさが変化するなど、実際のオフィスにいるようなリアルな感覚で業務が可能です。

在席状況の把握

報告や相談をしたい相手がリアルタイムで業務にあたっているかどうかが目に見えてわからないことも、テレワークを行ううえで不安を生むでしょう。緊急時でも、チャットを送ってすぐにレスポンスがあるかどうかは相手がメッセージを見るタイミング次第になってしまいます。
バーチャルオフィスツールなら、リアルタイムで各メンバーの在席状況が表示されるので、不要な待ち時間は発生しません。

資料やデータのスピーディな共有

円滑に業務を行ううえで、ほかのメンバーへの資料やデータの共有は不可欠です。バーチャルオフィスツールを利用すれば、画面共有などの連携が密になり、スムーズにタスクをこなすことができます。

 管理者側

管理者側に立った場合、次のメリットが挙げられます。

• 勤務状況の把握
•  生産性の向上
•  社員のストレス軽減

勤務状況の把握

テレワークでは、就業中といっても社員の顔をはっきり確認できるわけではありません。管理者側からすると、メンバーが本当に業務を行っているのかどうか不安に感じることもあるでしょう。
バーチャルオフィスツールのなかには、在席状況だけでなくメンバーがPCでどういった作業をしているのか確認できるサービスもあります。

生産性の向上

社員の姿が見えない、直接コミュニケーションを取れないことで、業務の進行が滞らないか心配になる管理者もいることでしょう。しかし上述したように、バーチャルオフィスツールではコミュニケーションのやりとりに煩わしさがありません。
さらに勤務状況が把握されるとなれば、従業員には緊張感が生まれ手を抜くことはなくなるでしょう。結果的に各社員の仕事に対する集中力が増し、生産性の向上も期待できます。

社員のストレス軽減

直接顔の見えない状況でコミュニケーションを取ることで、悩み相談など普段は言いにくいことを従業員が発信しやすくなるケースも考えられます。
お互いの状況を把握するためにも積極的にコミュニケーションを取ることが求められる場面も出てくるので、風通しのいいバーチャルオフィスが構築できるかもしれません。

 バーチャルオフィスツールを導入するデメリット

バーチャルオフィスツール導入には、メリットがあればもちろんデメリットも存在します。事前に注意点を把握しておくことで、導入後に困りごとが発生しないようにしましょう。

従業員側

従業員側の主なデメリットは下記の通りです。

• 勤怠管理によってストレスを感じる人もいる
•  PCの負担が増える
•  ネット環境に左右されやすい

勤怠管理によってストレスを感じる人もいる

管理者にとっては便利な勤怠管理の機能でも、従業員のなかには「常に監視下に置かれている状況」だと捉える人もいるでしょう。自宅にいながら監視されているという環境に、違和感や不安を覚えることもあるかもしれません。そういった状況が長く続くとなれば、家にいながら心が休まらずストレスにつながってしまいます。

PCの負担が増える

バーチャルオフィスツールは、多くの機能を備えているがゆえにPCの容量が重くなってしまうことも。その結果、PCに負荷がかかる可能性も考えられ、ツールの活用に相応しいスペックのデバイスを用意する必要があります。

ネット環境に左右されやすい

利用にあたってはネット環境も重要で、回線速度の低下によって業務に支障が出る可能性も大いに考えられます。

管理者側

管理者側のデメリットについては下記の点が挙げられます。

• コストが増える
•  操作に慣れるまで時間がかかる
•  ルールを社員に認知させる必要がある

コストが増える

バーチャルオフィスツールの導入には初期費用がかかる場合があり、その後も月額使用料が発生するため、運用コストの捻出は避けられません。

操作に慣れるまで時間がかかる

導入したツールを実際に自社で使いこなせるかどうかを見るためには、試用期間を設ける必要もあります。導入した後も多様な機能の使い方を覚えなければならず、従業員も含めて操作に慣れるまで時間を要するでしょう。

ルールを社員に認知させる必要がある

バーチャルオフィスツールの運用にあたっては、それぞれの機能を正しく活用するための新しいルールづくりが必須です。効率よく業務をこなすには、すべての社員が問題なく利用できるようなマニュアルが必須です。

バーチャルオフィスツールの機能

ひと口にバーチャルオフィスツールといっても、どのようなことができるのかよくわからないという人も多いでしょう。以下は、バーチャルオフィスツールが備える主な機能です。細かい仕様は各ツールで異なるため注意しましょう。

プレゼンス機能

プレゼンス機能とは、バーチャルオフィス上にメンバーが在席しているかどうか表示する機能です。該当者のステータスがどのような状態にあるのか一目でわかるので、勤怠管理やスムーズなコミュニケーションに活用できます。

音声・ビデオ通話機能

円滑なコミュニケーションを行うには、実際に相手の声や表情を見ながら話すことが重要です。文字だけでは誤解やすれ違いを生みかねないことでも、音声やビデオ通話を使えば細かくしっかり伝達できます。

チャット機能

重要な会議ではなく、気軽に意見を求めたいときなどに便利なのがチャット機能です。挨拶がてら発信もしやすく、コミュニケーション不足の防止という意味でも強い味方になってくれます。

バーチャルオフィスツールの選び方

現在は多くのバーチャルオフィスツールが提供されているため、スタイルや業務内容など自社に適したサービスを見極めて導入しなければなりません。ツール選びの際は以下のポイントを参考にしてみてください。

• 操作がわかりやすい
•  PCへの負荷が少ない
•  機能の豊富さ

操作がわかりやすい

社員のスキルによって使い勝手が変わるようでは業務に支障が出かねないので、操作性は重要なポイントとなります。わかりやすいUIや直感的な操作ができるかどうかは、ツールを選ぶ際に着目しましょう。導入までに時間があれば、試用期間にいくつか使ってみて比較しても良いかもしれません。

PCへの負荷が少ない

ツールによって背景やアバターのデザインが異なり、たとえば参加者のアイコンのみが表示されたシンプルなチャットルームで音声だけが聞こえてくる仕様の1Dタイプから、RPGゲームのように自身やメンバーのアバターを配置して使う2D・3D 仮想空間までさまざまなタイプが用意されています。

デザインによって消費するデータ容量が変わってくるため、レイアウトデザインもツール選びの際には意識するべきポイントです。視覚的な効果を重視して選べばそれだけデータが重くなり、PCに負荷がかかってしまいます。動作環境によるストレスを抱えないためにも、業務に関係のない要素は省くようにしましょう。

機能の豊富さ

ツールによって搭載されている機能が異なるため、自社にとって必要な機能がすべて備わっているかどうかは見逃せないポイントです。また、同じ機能でもカバーできる範囲は各ツールで異なります。
たとえば勤怠管理機能では、カメラを活用するのか手動でステータスを表示するのかで、従業員と管理者それぞれの手間などが変わってきます。自社ではどこまでカバーした機能が必要なのかどうかも、意識して選びましょう。

 おすすめのバーチャルオフィスツールの比較表

ここからはおすすめのバーチャルオフィスツールを紹介します。以下は各ツールの比較表になります。

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 おすすめのバーチャルオフィスツール10選

上記で表にまとめた、おすすめのバーチャルオフィスツール10種をそれぞれ詳しく紹介します。

Remotty

画像出典：Remotty

株式会社ソニックガーデンが提供する「Remotty」は、テレワークでも「顔が見える」という特徴があります。アクセス中はPCカメラで自動撮影された写真が2分間隔で共有されるほか、ワンクリックで話したい相手と会話できるのもポイントです。

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 oVice

画像出典：oVice

oVice株式会社が運営する同ツールは、まるで隣でメンバーが話しているかのようなバーチャル空間が特徴です。200個以上の空間デザインプリセットからテンプレートを使ってカスタマイズすれば、簡単に自社の個性をバーチャル空間に表現できます。目的に合わせて、活用事例をもとにしたサポートも受けられます。

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 Sococo

画像出典：Sococo

バーチャルオフィス「Sococo」を運営しているのは、株式会社テレワークマネジメントです。同ツールは200種類以上の豊富なレイアウトを備え、Zoomなど使い慣れたWEB会議ツールと連携できるのが特徴となっています。

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RISA

画像出典：RISA

株式会社OPSION提供のメタバースオフィス「RISA」では、リモートワークシーンで「いつでも会話できるオフィスコミュニケーション体験」を提供しています。アバターで社員の状況を確認したり、自社オフィスのようにフロアをカスタマイズしたりすることが可能です。

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 Oasis

画像出典：Oasis

株式会社エクステンシブルが運営するバーチャル・プラットフォームが「Oasis」です。絵文字スタンプによるリアクションや約200種類のアバターなど、テレワークを活性化させる多様な機能が充実しています。

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FAMoffice

画像出典：FAMoffice

「あつまる、つながる、ひろがるオフィス」をコンセプトにした仮想オフィス空間が「FAMoffice」です。運営しているのは富士ソフト株式会社で、1IDあたり300円で導入できます。部署や全社で導入しやすい価格ながら、サポート体制も充実しています。

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 VoicePing

画像出典：VoicePing

VoicePing株式会社が提供する「VoicePing」では、ワンクリックでの声かけ機能やリアルタイムでの音声翻訳機能などを搭載しています。テレワークの生産性を最大限に高めてくれるツールです。

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 NeWork

画像出典：NeWork

エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社が提供するオンラインワークスペースが「NeWork」です。NTTグループが開発から運営まで行うサービスで、多要素認証も搭載しているため安心して業務に活用することができます。インストール不要で簡単に操作できるのも魅力です。

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Viket Town

画像出典：Viket Town

冒険社プラコレが運営する「ViKet Town」は、社員のワークエンゲージメントを高めることを目的とした「異世界空間（カジュアルなメタバース）」を提供しているサービスです。利用料金が安く、「働く」をエンタメに変えるという独自のコンセプトが支持を得ています。

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mycrew

画像出典：mycrew

株式会社mycrew提供の同ツールでは、メンバーのアイコンをステータスごとに色つきで表示してくれます。1対1の音声・ビデオ通話を気軽にかけたり、メンバーで集まって会議を行ったりすることも可能です。各フロアに設置されたチャットスペースも有効に活用できるでしょう。

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テレワークにおけるデバイス管理にはMDM（モバイルデバイス管理）がおすすめ

バーチャルオフィスツールの活用に加えて、テレワーク環境におけるデバイス管理としてMDM（モバイルデバイス管理）の導入も重要です。モバイル端末の一元管理だけでなく、セキュリティ環境の整備に役立てられるのも便利な機能のひとつとなっています。たとえば端末の盗難や紛失時に、リモートで該当端末の制御が行えます。

MDMの詳細については以下の記事を参考にしてみてください。
≫MDM（モバイルデバイス管理）とは？基本や導入時の注意点まで徹底解説

まとめ

働き方改革の推進やコロナ禍の環境により、急速に普及したテレワーク。ひとまずテレワークを取り入れてみたものの、思うように業務が進まずに苦戦している企業もあるかもしれません。管理者と従業員、双方の不安を少しでも解消するために、バーチャルオフィスツールは大変役立ちます。サービスのメリット・デメリットを踏まえたうえで、自社に最適なツールを導入し、より良いテレワークの環境づくりをしてはいかがでしょうか。