ERPパッケージとは？メリットや種類・導入時のポイントを解説

ERPパッケージとは

ERPとは「Enterprise Resource Planning」の略で、企業資源計画または統合基幹業務システムのことです。企業の会計、人事、生産、物流、販売などの経営に必要となる業務分野を統合し、効率化のために情報の一元化を図る考え方やシステムを指します。生産管理手法の1つである「MRP（資材所要量計画）」を発展させたのが、ERPの成り立ちと言われています。

ERPパッケージとはつまり、このERPの考え方の実現に向けて、経営に必要な資源を共通化して効率的に管理するためのソフトウェアパッケージのことです。具体的には、分断された基幹業務を統合的に管理することができます。

基幹システムとの違い

基幹システムとは、企業の主要業務を支えるさまざまなシステムのことです。例えば生産管理システムや財務会計システム、人事給与システムなどが挙げられますが、具体的にどのようなシステムを指すかは主要業務の内容によって異なります。業務ごとに最適化されており独立しているため、システム間で連携することができない場合もあるでしょう。その場合、異なる部門でデータのやり取りをするには別の仕組みが必要です。

一方でERPパッケージは事業全体の最適化を図ることができ、異なる部署のデータを一元管理することが可能です。そのため異なる部署間でも情報共有が簡単に実現可能で、リアルタイムで経営状況が確認できるようになります。

ERPパッケージを導入するメリット

ERPパッケージの導入を検討するうえで、やはり気になるのはメリットとデメリットでしょう。
まずは、ERPパッケージを導入するメリットについて紹介します。

• データを一元で管理できる
• 部署間で情報共有をスムーズにおこなえる
• リアルタイムで経営状況を把握できる
• 内部統制を強化できる
• 人件費や開発コストを削減できる

それぞれ、メリットの詳細をご紹介していきます。

データを一元で管理できる

ERPパッケージを導入するメリットの1つに、データを一元管理できることが挙げられます。異なる部署のデータを一元管理することで、データ収集や加工の作業時間を大幅に削減することが可能です。それぞれに独立していたデータが統一された情報として、同一のシステムで処理することができるようになります。

例えば、販売管理システムの売上情報を見ながら財務会計システムに入力する場合、入力ミスが発生したりダブルチェックなどの手間が発生したりすることがあるでしょう。ERPパッケージを導入すれば、異なる部門でも同じデータベースを取り扱うようになるので、再入力する必要や整合性のチェックも必要なくなります。

部署間で情報共有をスムーズにおこなえる

ERPパッケージを導入することによって、異なる部署間で情報共有をスムーズに行うことができるようになります。情報が一ヶ所にまとまるため、これまで行っていた情報共有のための業務プロセスを大幅に削減することができることもメリットです。情報データの二重打ち込みを防止できるなど、情報伝達ミスの削減や業務品質の向上を期待できるでしょう。

リアルタイムで経営状況を把握できる

IT化・グローバル化が進む現代ジネスシーンにおいて、素早い経営判断が今まで以上に必要とされています。異なる部署の情報が統合されることにより、これまで部門ごとに確認していた情報が一ヶ所で確認が可能になるのです。

つまり、管理業務が軽減されリアルタイムで経営状況を把握できるようになり、経営スピードの強化につながります。すぐに最新のデータを把握することができるので、迅速な意思決定が期待できるでしょう。

内部統制を強化できる

内部統制とは、社内で不正や違法行為などが生じないよう事前にルールや仕組みを構築していくことです。企業が発展し続けるために、内部統制は必要不可欠になります。

ERPパッケージを導入すれば、内部統制をより強化することができます。なぜなら、ERPパッケージには申請・承認などのワークフローが組み込まれているので、業務の効率化のみならず業務の見える化が同時に可能になるからです。またアクセス権限の管理もできるため、不正行為や情報流出を未然に防ぐことにつながるでしょう。

人件費や開発コストを削減できる

ERPに近いパッケージを自社で開発するとなると、人件費や開発コストがかかってしまい導入するまでに長い時間を要するかもしれません。すでに開発されているERPパッケージを導入すれば、財務会計や生産管理などの基本機能から自社に必要なものを選択していくことができます。

ERPパッケージを導入するデメリット

ERPパッケージを導入するうえでは、注意点も存在します。いくら効率化に役立つからと導入をやみくもに急いでしまうと、使いこなせなかったり、不測の事態が発生した際に対応が遅れてしまったりすることも考えられます。

事前にデメリットを把握することで、問題点は解消しておきましょう。

• 導入や運用にコストがかかる
• 導入時に散財しているデータを整理する手間が発生する

それぞれ、詳しく説明していきます。

導入や運用にコストがかかる

まずは、導入や運用にコストがかかることが挙げられます。コストについては、自社にサーバーを構築する場合にはサーバーの構築費用、初期ソフトウェアの購入費やデータ移行費、保守費用、管理するための人件費などが発生します。既存システムからERPに置き換える場合と、初めてERPを導入する場合でコストが異なるため、自社に必要な機能をあらかじめ洗い出すことで予算に見合うかどうか検討しましょう。

なお、コストを抑えたい場合はクラウド型の導入も合わせて検討することをおすすめします。クラウド型について詳しくは後述しているので、そちらをご覧ください。

導入時に散財しているデータを整理する手間が発生する

導入時に散財しているデータを整理する手間が発生することも考慮する必要があります。部門ごとに異なるルールで情報が管理されている場合、データの標準化が必要であり、導入前に管理していたデータを整理しなければなりません。またそのデータを整理するためにも、ERPに携わる社員が業務システムのことを習熟し、それに伴う作業のルール化を行う時間も考慮する必要があります。

ERPパッケージの種類

ERPパッケージといっても種類は様々で、業種や業態に合わせて多くのパッケージが存在します。
ここからは、代表的なERPパッケージの種類を紹介するので、自社の状況にあわせてチェックしてみてください。

• 統合型
• 業務ソフト型
• コンポーネント型
• アプリケーション型
• 業界特化型

以下がERPパッケージの種類の詳細です。

統合型

多くの場合、ERPパッケージというと「統合型」のイメージが強いかもしれません。統合型とは、物流情報や営業情報、経理情報、財務情報などといった経営に必要な企業のデータをすべて統合して管理できるタイプです。統合することで異なる部門の業務連携の手間が省け、業務の効率化が図れます。資産管理から人事管理、在庫・倉庫管理を一括で行うことが可能です。全体最適を図りやすいというメリットがある反面、導入には時間とコストがかかるというデメリットもあります。大企業や資金面での問題がクリアできる企業向けと言えるでしょう。

業務ソフト型

業務ソフト型とは、人事や労務、会計、販売管理などといった各業務の中から必要な業務にシステムを単独で導入するタイプです。全ての部門を総合的に管理する統合型では不必要な機能が発生する場合がありますが、業務ソフト型はある特定の業務だけに特化しているため必要な部門のみ導入することができます。このタイプは、特定分野のみに対応しているので一般的に安価で比較的短期間で導入が可能です。大企業よりも中堅・中小企業向けと言えます。

コンポーネント型

コンポーネント型とは、特定の部門のみに導入でき、既に使用しているシステムに必要な機能をその都度追加したり拡張したりできるタイプです。既存のシステムの再構築がしやすいので、これまでのシステムの強化ができます。業務ソフト型との違いは、生産管理や在庫管理など選べる業務システムの範囲が広い点にあります。最低限必要な機能を導入できる反面、企業全体の業務状況を部分的にしか把握できないため部分最適が起こり得るというデメリットも。小規模企業など、まずは少しずつ試してみたいという企業向けと言えるでしょう。

アプリケーション型

アプリケーション型とは、業務のみならず機能やアプリを自由に選択しカスタマイズできるタイプです。自社で必要な業務の機能だけを選べるのが特徴になります。特に、独自業務がある企業にとって最適です。

業界特化型

業界特化型とは、その名のとおり特定の業界に特化しているタイプです。製造業のほか、物流業、製薬業、サービス業などのさまざまな業界に合わせたパッケージがあります。業界特有の業務を行っている企業に適しており、必要な機能やサポートを受けることができます。また、カスタマイズ不要で導入までにあまり時間がかかりません。特に、業界において専門的な業務を行っている企業に適しています。

ERPパッケージの導入形態

続いては、ERPパッケージの導入形態を紹介します。それぞれ導入形態別に特徴を説明しているので、参考にしてみてください。

• オンプレミス型
  オンプレミス型とは、自社にシステムやサーバーを構築する形態です。自社内でシステムを構築するため、カスタマイズの自由度が高いのがメリットになります。使用していく中で、自社に適した仕様にカスタマイズすることが可能です。しかし、導入時にサーバー構築費用やライセンス費用、社員教育費用などの初期費用に加え、保守費用などの維持費もかかることがデメリットに挙げられます。また、メンテナンスなどに関しても自社内で行う必要があり、担当者を社内で確保する必要があります。費用面の確保と人員の確保ができる場合は、オンプレミス型の方が向いているでしょう。
• クラウド型
  クラウド型とは、インターネット上でシステム提供者側が構築したシステムに利用者側がアクセスして利用する形態です。サーバーを持たなくても、インターネットを通じてサービスを利用できます。サーバーやシステムはインターネット上にあるので、初期費用や維持費が安価で短期間で導入できる点がメリットです。また、保守やメンテナンスに関してもシステム提供者側が管理してくれます。場所に依存せずに利用できるので、リモートワークが多い企業に人気があります。しかし、カスタマイズが限定的であることや、セキュリティに関してはオンプレミス型に比べると多少のリスクがあることはデメリットと言えるでしょう。できるだけ初期費用を抑えたい、また短期間で導入したいという企業には、クラウド型が向いています。

ERPパッケージを導入する際のポイント

ERPパッケージを導入する際のポイントとして、重要なのは何を実現したいかを明確にすることです。どういった業務を効率化させたいのか、あらかじめ整理しておきましょう。

その上で欠かせないのが、社員教育です。ERPパッケージを導入していざ業務の効率化を図ろうとしても、社員全体にルールが統一されていなければ実現されません。まずはERPシステムを使うための説明会や研修会の実施、eラーニングなどを活用し社員教育を行っていく必要があるでしょう。ベンダーによっては電話サポートやeラーニングでの活用支援などの運用フォローを行ってくれるところもあるので、事前にフォローの有無を確認しておくことも重要なポイントです。

システムには不具合など急なトラブルがつきものなので、重要な基幹システムが作動しなくなった時の対応まで視野に入れて準備を進めておくと安心です。また、それに伴い社内マニュアルの作成や、不具合が起きた場合の対応の周知なども併せて行っていく必要があります。

さらに異なる部門のデータが一元化されることで、社内関係者がアクセスできる範囲が広がってしまう可能性も考えられます。事前にアクセス権限を精査する必要もあり、ルール化した後は個人情報の取り扱いや情報セキュリティポリシー、業務規定を遵守することの重要性を社員に周知していくことも大切です。

まとめ

ERPパッケージは運用をスタートさせるまでが一苦労ですが、スムーズに運用できるようになればさらなる業務の効率化を図れるでしょう。しかし自社に合ったERPパッケージを導入することが重要であり、そのためには前もって製品を比較検討することが必要です。選定に際して、資金面はもちろんのこと、保守・メンテナンスの責任の所在やセキュリティ面への不安を解消しておくことも大切になります。慎重に自社に適した製品を選び、生産性の向上を目指しましょう。