GMOサインとは？サービス概要や使い方、料金を徹底解説

電子契約サービスとは

電子契約とは、紙の契約書を交わす代わりにWeb上の電子ファイルで契約を締結できるシステムのことです。これをサービスとして提供しているのが電子契約サービスです。2年間の猶予措置が設けられたものの、2022年1月に改正される電子帳簿保存法へ対応するために、導入を検討している企業もあります。

相手に送付して署名・捺印が必要な紙の契約書に比べて手間が少なく、電子署名で契約締結が可能。やり方は契約を結ぶ相手にサービスにログインしてもらい手続きをしてもらうだけ。紙でのやり取りも発生しないため、郵送費をはじめとするコストも削減が期待できるのです。

電子契約については、以下の記事でも解説しています。ぜひ参考にしてください。
>>電子契約とは？サービス選定のポイントと注意点を完全解説

GMOサインとは

 

（引用：GMOサイン）

GMOサインは、電子契約サービスのひとつです。「GMO電子印鑑Agree」から改名したサービスで、現在40万社以上の企業に導入されています。Web CMが放映されており、名前は知っているという人もいるでしょう。具体的にどのようなサービスなのか、詳しく解説します。

GMOサインでできること

GMOサインでは、以下の機能が搭載されています。

• 契約印タイプと実印タイプから電子署名が選べる
• ハイブリッド署名が選択可能
• 三者間以上と一斉契約できる
• 長期署名・認定タイムスタンプ対応
• スマホアプリ
• 契約ステータスの確認　など

また、連携できる機能も非常に豊富なのも特徴です。以下は、連携できる業務システムの一例です。

• API連携
• Salesforce連携
• kintone連携
• LegalForce連携
• AgileWorks連携　など

システム連携をすることで、契約書だけではなく稟議書作成もでき、書類管理までのプロセスをシームレスにできます。

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GMOサインの料金プラン

 

GMOサインの料金プランは「お試しフリープラン」と「契約印＆実印プラン」の2種類に分かれています。前者では名前どおり無料でGMOサインを使用し、使い方などを覚える、電子署名のやり方を体験してみることも可能です。後者は月額費用がかかりますが、機能やサポートが充実しています。

※上記の表は、2021年12月21日時点の情報です

「契約印＆実印プラン (立会人型&当事者型）」はオプションで機能の拡張ができます。必要に応じてカスタマイズができるので、どのような業種・業態でも合わせることができるでしょう。

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GMOサインの特徴

GMOサインには次のような特徴があり、多くの導入企業で利用されています。

• 業務効率化できる
• ガバナンス強化ができる
• サポートが充実している

業務効率化できる

GMOサインでは、CSVファイルを利用して文書作成ができます。この機能によって、一括で大人数に書類の送信もできるようになるのです。「差込文書一括送信機能」と言います。業務効率化に大きく貢献できる機能のひとつです。

約2,000人との契約締結が1回で可能になったとの声も寄せられており、高く評価されている機能です。従来の方法では1回の契約締結に2～3週間かかっていたものが、GMOサインにアップロードするだけで完了してしまいます。いちいち個別に作成せずとも、CSVファイルで作成した契約書を一斉送信することで、一気に結ぶことが可能です。

ガバナンスの強化ができる

標準機能だけでもガバナンス強化ができるのもGMOサインの特徴です。権限を細かく設定できる「役割・権限設定」「ユーザーグループ管理」が標準搭載されています。ガバナンス強化だけではなく、セキュリティ対策も万全です。

「役割・権限設定」では、管理者のほか「文書管理者」「文書閲覧者」「署名者」で権限を変更できます。不正される可能性も低くなり、ガバナンス強化も同時にできるのが魅力です。すべて標準搭載された機能なので、月額料金以上に支払う必要もありません。

サポートが充実している

導入時だけでなく、導入後のサポートが充実しているのも特徴です。電話サポートのほか、動画コンテンツやウェビナーによるサポートが充実しています。各機能の使い方を解説しているため、マニュアル代わりに利用することもできます。

導入支援では、社内勉強会や各種設定のサポートを実施。社内に電子契約システムが浸透・定着するまでサポートが受けられます。導入後には振り返りレビュー会も実施し、効果検証を行うなど、長期にわたって導入企業を支える体制が整っているのです。

GMOサインの使い方

GMOサインは、使い方も簡単です。この記事では「お試しフリープラン」でも利用できる、契約印タイプの電子署名のやり方について解説します。

1. 文書をアップロードする
画面左上のメニューから「契約を締結」を選び、文章を左側のフィールドにアップロードします。

2. 署名依頼を送信する
アップロードした文書が表示されたことを確認し「署名依頼情報の入力へ」をクリックします。必須事項を入力したら、「署名位置の設定へ」をクリックし、署名してもらう場所を指定しましょう。

3. 確認して署名をもらう
署名者の情報を入力し、保存をクリックします。署名する順番を設定し、必要事項を自社と相手の分をすべて入力。最後に入力事項を確認し、送信すれば署名をもらうだけです。

4. 完了
署名をもらったら自社で署名をもらって、電子契約は終了です。

詳しい使い方は『電子印鑑GMOサイン「はじめての」使い方ガイドブック』で解説しています。導入直後のマニュアルとして利用可能です。また、GMOサインでは契約締結先でも使い方の説明会を実施しています。

GMOサインを導入した成功事例

GMOサインを導入したことで、業務効率化に成功した事例を2件紹介します。今困っている内容と同じ課題が解決できた事例もあるかもしれません。

・株式会社インフィニトラベルインフォメーション
各部署が別々に管理していた契約書を集約し、取り寄せ時間や手間を削減。「ワークフロー」機能で従来の契約手順は変更せず導入成功。

・株式会社創建
1ヶ月以上かかっていたリフォームの見積書確認や契約書締結が、「GMOサインAPI」と連携することで1日で完了するようになった。

このほかにも、GMOサインを導入したことで課題をクリアできた例は多く寄せられています。もっと詳しく知りたい方は『導入事例』をご覧ください。

電子契約サービスならGMOサイン

電子契約サービスの導入を考えているならGMOサインがおすすめです。GMOサインは2020年12月時点で、国内電子契約サービスの導入実績No.1に輝きました。昨今のテレワーク普及に伴って、働き方が大きく変わる中で、利用者のニーズに合わせて連携できるフィールドを拡大しています。最近では、Microsoft365ユーザーからの要望を受け、「ネクストセット・シングルサインオン for Microsoft365」との連携も決定。セキュリティも高く非常におすすめです。

電子契約サービスの導入を迷っている、どこがいいのか分からないと思っているなら、GMOサインの資料請求をおすすめします。日本でもっとも選ばれている電子契約サービスが提供している機能やサポートを、まずは詳しく知ってください。

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まとめ

電子契約サービスを導入することで、大幅な業務効率化が図れます。GMOサインを導入すれば、手厚いサポートを受けつつ、社内人員を割くことなくシステムを浸透・定着させることもできるのです。導入実績40万社を誇るGMOサインで、自社のDX化を促進させましょう。

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