「ITがわからない」「専門部署がない」 それでもスマホ管理でセキュリティを高められる！

目次：

• 多摩地区の高齢者に在宅医療を中心としたサービスを提供
• 端末のトラブル解決や管理方法が属人的で大きな負担に
• 採用理由は「文教市場での高シェア」「直感的な操作性」
• まずは定型業務への疑問から。ITを知らずとも始められる

東京都と神奈川県にまたがる多摩地区において、主にヘルスケアサービスを提供している「医療法人メディカルクラスタ」。スマホやタブレットを活用し、電子カルテの記録や心電図の計測をはじめ訪問診療等の業務をデジタル化するも、機種がバラバラのためトラブル時の対応などに苦労したといいます。そこで課題解決やデバイスのセキュリティ強化のために導入したのが「mobiconnect（モビコネクト）」。どのような改善効果が表れたのか、経営企画部経営企画課アソシエイトマネージャーの塚田亜矢さんに伺います。

多摩地区の高齢者に在宅医療を中心としたサービスを提供

全国的に高齢化が進み、患者様ご本人の希望もあって在宅医療のニーズは高まっていると思います。その中で貴法人はどのような特徴を掲げ、地域に貢献されているのか、お聞かせいただけますか。

塚田 氏

― 私たちは多摩エリアの医療・介護・福祉・保健を支える「たまふれあいグループ」の一員です。グループには訪問診療・訪問看護・訪問リハビリ・居宅介護支援・グループホーム・看護小規模多機能・デイサービス等の機能もあり、複数の専門職によるアプローチを可能としています。

その中で「医療法人メディカルクラスタ」は、主に医師と看護師による訪問診療等を行っています。対象は神奈川県川崎市多摩区にある本部を中心に、半径約５㎞圏内で在宅医療を受けている患者様で、宮前区や高津区、横浜市青葉区、東京都の稲城市や狛江市なども含まれます。だから移動が多い職員のために、たくさんの携帯電話が不可欠なわけですね。

また、必要なサービスをワンストップで提供できるよう地域マネジメント室を設置し、皆さまが迷わず、過不足なく利用できるよう窓口を１本化していることが何よりの強みですね。しかも、一般的な施設では1人の相談員があらゆるケースに対応していますが、弊法人ではゆとりを持たせた5人体制です。こうして「最適なヘルスケア」の実現を目指しています。

端末のトラブル解決や管理方法が属人的で大きな負担に

堅実な組織運営で職員が増えるのに伴い、スマホやタブレットも随時追加。しかし「機種を統一しなかった」「端末の管理方法が属人的」などの理由から、次々と不具合が見つかっていきます…。

塚田 氏

― 私たちが「mobiconnect」を導入した理由は大きく3つです。

1つ目は、貸与したスマートフォンやタブレットを通じ、職員が患者様・利用者様の個人情報を閲覧できる状態にあることから「セキュリティ面をより強化しなければ」との問題意識があったためです。また、以前はExcelで作ったデータベースで職員と各端末をひも付けていましたが、結局は属人化して抜け漏れが生じてしまい、法人としてどう管理すべきかを模索していました。

2つ目は、端末を貸与したもののメーカーや機種がバラバラで、管理部門が「それぞれの仕様を覚えるのが大変…」と苦労していたからです。2012年の創業当初はメンバーも5、6人でしたが、12年が経過した今は約170人の規模になりました。人員が増えるたびにデバイスを追加してきた結果、実に多様な機種がそろってしまいましたね。

そして3つ目は、各機種のOSがアップデートを迎えるごとに、あるいは職員からアプリの再インストールを求められるたびに、やはり管理部門が四苦八苦していたからです。しかも弊法人には複数の拠点があるため、担当者がわざわざ足を運んで対応しなければならず、相当な工数を取られていることを課題に感じていました。

加えて、私たちは医療従事者のみでスタートしましたが、サービスの拡充と共に介護職員や本部職員が増え、業務で使用するツールも多様化していきました。こうした変化や成長の中で「業務に不要なアプリがインストールされていた」「職員がパスコードを変更した」「機種が古く、アップデートや新しいアプリのインストールに対応しない」といった不具合が頻発しはじめたのです。そういった経緯から、「早急に何とかしなければ」との危機感をもち、結果的に「mobiconnect」の導入に至りました。

採用理由は「文教市場での高シェア」「感覚的な操作性」

課題の解決策を探す中でMDM（モバイルデバイス管理）を知ることに。「mobiconnect」を選んだのは、日常でITよりも児童や生徒に向き合っている教員の間で浸透していることも理由でした。

塚田 氏

― スマホやタブレットの管理方法を検討するにあたり、まずはデバイス管理サービスに関する業界調査をしました。その中でMDMの存在を知り、「私たちが抱えるさまざまな問題と１つ１つ向き合うよりも、このサービスを導入すればまとめて解決できるだろう」と期待が湧きました。それからはMDMの関連事業者を比較検討していきましたね。

ここで重視したのは、各社の課題解決力はもちろん、「IT専門部署を持たない私たちでも運用できるようサポートしてくれるだろうか」ということです。新たに専任者を配置したり、情報システム部門を新設したりせず、今いる一般職員のみで対応できることが条件でした。その中で「インヴェンティット」は、学校や図書館をはじめとする文教市場で大きなシェアを占めている点が決め手になりました。

なぜなら、私たちと同様に日頃からITに深く触れていないであろう教育関係者の皆さんにMDMサービスを提供している企業なので、「専門知識を持ち合わせてなくても、一定程度の理解ができ、使いこなせるのではないか」と判断したからです。そしてホームページ経由で問い合わせると、担当者から連絡が来ました。

塚田さんがさっそく現状について相談したところ、担当者は「確かにMDMは導入できますが、根本的な問題を解決するならデバイスを統一しませんか」とコンサル目線で状況を整理。また、実際の利用シーンを再現したデモンストレーションを行ったことで、他社サービスよりも画面がすっきりしていて直感的に操作できることがわかり、「これなら専門知識を持ち合わせてなくとも、管理部門内で使いこなせるのではないか」と判断できたといいます。

塚田 氏

― どんなに機能が充実していても、管理画面の情報量が多過ぎると疲れてしまい、中には画面上にIT用語ばかり並んでいるMDMサービスもありました。私たちとの“距離の遠さ”を感じるとともに「私たちに用語の理解から求めるような会社はマッチしないだろう」と考えてしまいましたね。

一方で貴社は細かい部分にも気付き、ケースによっては他部門の担当者を紹介していただき理解できるまで教えてくれます。腹落ちするまで理解を深めるために、頻繁に問い合わせをしたこともありました。また、導入スケジュールが非常に短かったために、夜遅くに連絡せざるを得なかったこともありましたが、それでも快く応じ、すぐにウェブ会議を開いてくれたことが印象に残っています。

こうして「インヴェンティット」の提案を基に、全端末をiPhoneとiPadに統一して約150台を導入。これまでの負担を一気に解消できると知った担当者のうれしそうな表情が心に残ったと続けます。

塚田 氏

― 各デバイスには電子カルテや心電図などの機能を持たせている他、業務エリア内であればどこからでもつながる内線通話も可能にしています。「mobiconnect」のおかげで各端末のアップデートもアプリのインストールも一括管理できるようになりました。

以前は毎日のように「スマホがフリーズした」「アプリが動かない」といった問い合わせが入り、電話対応に追われる日々でしたが、そのような光景も今ではほぼゼロになりましたね。端末をまとめてセッティングでき、しかも各拠点に足を運ばず遠隔操作できると知った管理部門担当者のうれしそうな表情を今でも覚えています。

私たちは「24時間365日のサービスを提供できる医療法人」を掲げているので、端末トラブルで患者様・利用者様と連絡が取れなくなるようなことは絶対に避けなければなりません。MDMがあれば、仮にデバイスのパスコードが勝手に変更されても管理部門でアンロックでき、万が一紛失してもリモートでロックできるので大切な個人情報を守れます。セキュリティ面でも非常に安心ですね。

まずは定型業務への疑問から。ITを知らずとも始められる

端末管理の手間から解放され、セキュリティも強化して当初の課題を解決。さらに「mobiconnect」の導入による業務効率化で余力が生まれたことで、新たな課題に向き合う意識が芽生えたようです。

塚田 氏

― 思うに「mobiconnect」は、私たちのように多くの端末を扱う企業や団体におすすめです。また、同じく訪問事業を展開している皆さんにも適したサービスですね。さらに、端末のトラブル解決のためだけに各拠点に足を運ぶことも無くなったので、同様の課題があれば試してみる価値がありそうです。繰り返しになりますが、弊法人にはITに明るい人材がおらず、情報システムの専門部署も設けていません。それでもMDMを導入でき、課題を解決して順調に運営しています。

毎日のように定型業務を繰り返す中で「あまりにも手間がかかる」「他の主業務があるのに時間を取られてしまう」と感じたら、まずは「本当にこのままでいいのだろうか」と疑ってみるべきですね。それを解決する一手がITではないのでしょうか。

弊法人はMDM導入による業務効率化で余力が生まれたことで、新たな問題に目が向くようになりました。「この課題は解決した。さあ、次の課題は何だろう」との意識が芽生えているので、今後も多摩エリアを舞台にチャレンジし続けたいと思います。

（ 取材日：2023年7月 ）