年間6万枚に及ぶ介護認定審査会の紙資料を「mobiconnect」の利用でペーパーレス化！ 市民サービス向上と職員の業務改善を目指す

目次：

• 解決したい介護福祉事業の2つの問題
• ペーパーレス化で目指す課題解決とは
• 成功には利用者の理解が必須
• 期待をもって実際の運用へ

静岡県中部地区にある藤枝市は、約14万の人口を抱えるサッカーの非常に盛んな都市です。このたび、健康福祉部介護福祉課の介護認定審査業務において、2024年10月よりiPadを導入し「mobiconnect（モビコネクト）」の運用を開始します。今回の導入の目的や期待する効果などについて、藤枝市役所健康福祉部介護福祉課の秋田様と岩本様に伺いました。

解決したい介護福祉事業の2つの問題

藤枝市役所の健康福祉部介護福祉課では、介護保険や高齢者支援といった介護福祉サービスを取り扱っています。市役所内でMDMを利用したペーパーレス事業を進めるにあたって、まずは介護事業からスタートすることとなりました。

秋田 氏

―介護福祉課が事務局の「介護認定審査会」と呼ばれる、要介護認定を判定する会議があります。10月からその審査会において、介護認定委員向けに資料の閲覧用のiPadを貸与することとなりました。導入した端末のセキュリティ管理や端末の一括更新を「mobiconnect」で管理していく予定です。

介護認定審査会の運営において、市民サービスの向上とペーパーレス化といった2つの大きな課題を抱えていました。

秋田 氏

―介護認定審査は、申請から結果が出るまで30日以内と決められています。しかし、当市を含めて全国多くの自治体で、結果を出すのに30日を過ぎるケースが常態化している問題がありました。その原因の一つとしてあげられるのが、申請に必要となる書類の多さです。それらの書類をペーパーレス化することで事務作業を効率化し、審査のスピードを上げて市民サービスの向上を図ろうというのが、今回「mobiconnect」導入を決めた大きな目的となっています。

ペーパーレス化で目指す課題解決とは

介護認定資料の紙ベースでのやりとりは、多くの自治体で頭を悩ませている問題です。藤枝市も例外ではなく、現在介護認定審査会では年間約6万枚の紙を使用しているとのことです。

岩本 氏

―1回の審査会で、30名前後の要介護認定を実施します。審査会の資料として、今回審査を受ける方の一覧表、調査員が訪問したときのチェック表と主治医意見書が対象者全員分の30セット、さらに議事録を記載する紙の準備が必要です。審査会は1回4名で行なうので、その分をプリントアウトしています。これが月に最大19回あるので、使用する紙の費用は膨大になります。

秋田 氏

岩本 氏

―資料や情報セキュリティの管理もできるようになりました。審査会で使用する資料には、個人名は記載されていません。しかしながら、個人の健康状態が書かれているので、個人情報として取り扱います。郵送や手渡しだと資料を紛失する可能性があるため、現在はセキュリティ面を考慮して審査会が終わった後に資料をすべて回収しています。クラウドで資料を一括管理してタブレットで見られるようにすることで、資料の紛失は考えなくてもいいようになるのはありがたいですね。

岩本 氏

―とはいえ、資料のデータを介護認定委員に預けるので、完全に防ぐのは難しい面があります。そこで、市役所側で「mobiconnect」を使い、タブレットの紛失やセキュリティ管理を実施して、情報の流出を防いでいく想定です。

成功には利用者の理解が必須

運用を成功に導くには、関係者の理解が鍵になるとのこと。

岩本 氏

―介護認定委員は現在76名おり、医師・介護福祉士・看護師など、さまざまな職種や年齢層の方が任命されています。委員の中にはタブレットの扱いに慣れている人もいれば、そうでない人も当然いらっしゃる。そういった皆さんにタブレット使用のご理解を得ることで、導入が成り立つと考えています。

秋田 氏

―使い方については、シンプルで直感的に操作できるソフトを選んでいるので、タブレットに慣れていない方でも取り扱いしやすいと思います。委員会には前向きで新しいことにチャレンジしたいという方が多いので、運用には期待しています。

「mobiconnect」の導入についても、内容の理解と周知にかなり時間をかけて導入を決めたそうです。

岩本 氏

―私たちも初めて触るものなので、導入価値が本当にあるのかさまざまな事例を見て検討して、自分たちがまず理解してからでないと導入は進められないと。導入によってペーパーレス化が可能となり職員の事務負担が減る、よって市民サービスの向上にもつながる事業だということを、時間をかけて勉強しました。さらに、国が実施するデジ田交付金＊の資料も確認し、導入時に交付金を使って財政面の負担も減らす形をとることで、庁内の理解を得るよう動きました。

※デジ田交付金：「デジタル田園都市国家構想交付金」の略称。デジタル技術を活用し、地方の活性化や行政・公的サービスの高度化・効率化を推進するため、デジタル実装に必要な経費などを支援する政府の施策。

期待をもって実際の運用へ

現在は介護認定審査会における資料閲覧での運用に限定していますが、今後は多方面での運用も視野に入れているそうです。

岩本 氏

―審査会では年に1回研修があるので、そちらの資料共有や連絡媒体として使うことも検討しています。介護認定調査員（家や病院へ訪問して調査する人）が、タブレットを使って内容を簡単に入力できるような方法も、ゆくゆくは実施したいですね。

秋田 氏

―まずは「介護認定審査会」で成功事例を作り、障害福祉課で実施する「障害支援認定審査会」にも横展開して、福祉全体をカバーできればと思っています。また、現在記録用として使っているボイスレコーダー代わりに、会議の議事録をリアルタイムで取れるシステムも導入したいです。

本格的な運用開始は10月から。どのような問題が起こるか現状では未知数ですが、インヴェンティットのサポート体制に期待してくださっています。

秋田 氏

―実際に運用を始めて、何も問題が起きないのが理想ではあります。万が一問題が起こったとしても、サポート面で真摯に対応しているのを「mobiconnect」さんの事例から確認できているので、その点は安心しています。まだまだシステムの運用に関して勉強不足の面があるので、たくさん相談させていただいて解決を深めていきたいですね。

（ 取材日：2024年8月）

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